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Indirekte Beschaffung: Definition & wichtige Aspekte für Einkäufer
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Indirekte Beschaffung auf den Punkt gebracht:
Die indirekte Beschaffung umfasst den Einkauf aller Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Endprodukt eines Unternehmens eingehen. Für den Einkauf stellt dies einen wichtigen Hebel zur Kostensenkung dar, da indirekte Materialien oft 20-30% des gesamten Beschaffungsvolumens ausmachen.
Beispiel: Ein Automobilhersteller beschafft über die indirekte Beschaffung jährlich Büromaterial, IT-Equipment und Facility Services im Wert von 50 Millionen Euro, wobei durch die Einführung eines kategoriebasierten Managements und die Konsolidierung der Lieferantenbasis eine Kosteneinsparung von 15% innerhalb von 12 Monaten realisiert wurde.
Inhalt
Was ist Indirekte Beschaffung?
Die indirekte Beschaffung bezieht sich auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Herstellung eines Endprodukts einfließen, aber für den täglichen Betrieb eines Unternehmens unerlässlich sind. Dazu gehören beispielsweise Büromaterialien, IT-Ausrüstung, Dienstleistungen wie Reinigung oder Beratung sowie Marketingmaterialien. Während die direkte Beschaffung Rohstoffe und Komponenten für die Produktion umfasst, konzentriert sich die indirekte Beschaffung auf Güter und Dienstleistungen, die den Geschäftsbetrieb unterstützen.
Kernelemente der Indirekten Beschaffung
Bedeutung für den Einkauf
Die indirekte Beschaffung spielt eine wesentliche Rolle bei der Optimierung von Kosten und Effizienz in Unternehmen. Durch ein strategisches Management dieser Beschaffungsprozesse können erhebliche Einsparungen realisiert und die Transparenz erhöht werden. Ein effektiver Umgang mit der indirekten Beschaffung trägt dazu bei, Risikomanagement zu minimieren, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und die Gesamtleistung des Einkaufs zu steuern.
Experten-Guide: Optimierung der indirekten Beschaffung für mehr Effizienz und Kosteneinsparung
Indirekte Beschaffung: Von manuellen Prozessen zu digitalem Procurement
Die Indirekte Beschaffung ist für Unternehmen von strategischer Bedeutung, da sie einen Großteil der betrieblichen Ausgaben ausmacht. Trotz ihrer Wichtigkeit wurde sie lange Zeit vernachlässigt, was zu ineffizienten Abläufen und hohen Kosten führte. Angesichts des steigenden Kostendrucks und der Notwendigkeit effizienter Prozesse erkennen immer mehr Unternehmen die Notwendigkeit, ihre indirekten Beschaffungsprozesse zu transformieren und an moderne Standards anzupassen.
Alt: Manuelle Beschaffungsprozesse
Traditioneller Ansatz:
In traditionellen Unternehmen erfolgte die Indirekte Beschaffung meist dezentral und manuell. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen bestellten benötigte Materialien und Dienstleistungen eigenständig, oft ohne standardisierte Prozesse oder zentrale Kontrolle. Bestellungen wurden per Telefon, Fax oder E-Mail an eine Vielzahl von Lieferanten übermittelt. Die Dokumentation erfolgte häufig in Papierform oder in isolierten Excel-Tabellen. Dies führte zu einem Mangel an Transparenz über Ausgaben, redundanten Bestellungen und Schwierigkeiten bei der Kostenkontrolle. Zudem erschwerte die Vielzahl an Lieferanten und der fehlende Überblick über Verträge die Verhandlung besserer Konditionen.
Neu: Digitales Procurement
E-Procurement:
Moderne Unternehmen setzen auf E-Procurement-Lösungen, um ihre indirekten Beschaffungsprozesse zu optimieren. Durch den Einsatz von digitalen Plattformen und Softwarelösungen werden Bestellprozesse automatisiert und zentralisiert. Mitarbeiter nutzen elektronische Kataloge, um benötigte Güter und Dienstleistungen zu bestellen, wobei genehmigte Lieferanten und Rahmenverträge hinterlegt sind. Dies ermöglicht eine sofortige Preisvergleichbarkeit und stellt sicher, dass Unternehmensrichtlinien eingehalten werden. Die Integration in ERP-Systeme sorgt für einen durchgängigen Informationsfluss und Echtzeit-Transparenz über alle Ausgaben. Dadurch können Beschaffungsabteilungen strategische Entscheidungen auf Basis von Datenanalysen treffen und Prozesse kontinuierlich verbessern.
Praxisbeispiel: Einführung von E-Procurement bei einem multinationalen Konzern
Ein multinationaler Technologiekonzern erkannte, dass seine indirekten Beschaffungskosten stetig stiegen und die Prozessabläufe ineffizient waren. Durch die Implementierung eines E-Procurement-Systems wurde der Beschaffungsprozess vollständig digitalisiert. Innerhalb des ersten Jahres konnten die Prozesskosten um 30% reduziert werden. Die Anzahl der Lieferanten wurde konsolidiert, was zu besser verhandelten Preisen führte und Einsparungen von über 5 Millionen Euro ermöglichte. Zudem erhöhte sich die Bestellungseffizienz, da die Durchlaufzeit von Bestellungen von fünf Tagen auf wenige Stunden verkürzt wurde. Die Compliance-Quote stieg auf 98%, da alle Bestellungen innerhalb des vorgeschriebenen Systems getätigt wurden.
Fazit zur indirekten Beschaffung
Die indirekte Beschaffung entwickelt sich zunehmend von einer operativen Notwendigkeit zu einem strategischen Erfolgsfaktor. Durch systematische Prozessoptimierung, Digitalisierung und zentralisierte Steuerung können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen realisieren und ihre Effizienz steigern. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Balance zwischen Standardisierung und Flexibilität sowie in der konsequenten Einbindung aller Stakeholder. Moderne Technologien und nachhaltige Beschaffungsstrategien werden dabei die Zukunft der indirekten Beschaffung maßgeblich prägen.
