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Indirekte Beschaffung: Definition & wichtige Aspekte für Einkäufer
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Indirekte Beschaffung auf den Punkt gebracht:
Die indirekte Beschaffung umfasst den Einkauf aller Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Endprodukt eines Unternehmens eingehen. Für den Einkauf stellt dies einen wichtigen Hebel zur Kostensenkung dar, da indirekte Materialien oft 20-30% des gesamten Beschaffungsvolumens ausmachen.
Beispiel: Ein Automobilhersteller beschafft über die indirekte Beschaffung jährlich Büromaterial, IT-Equipment und Facility Services im Wert von 50 Millionen Euro, wobei durch die Einführung eines kategoriebasierten Managements und die Konsolidierung der Lieferantenbasis eine Kosteneinsparung von 15% innerhalb von 12 Monaten realisiert wurde.
Inhalt
Einführung in das Einkaufscontrolling: Indirekte Beschaffung
Was ist Indirekte Beschaffung?
Die indirekte Beschaffung bezieht sich auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Herstellung eines Endprodukts einfließen, aber für den täglichen Betrieb eines Unternehmens unerlässlich sind. Dazu gehören beispielsweise Büromaterialien, IT-Ausrüstung, Dienstleistungen wie Reinigung oder Beratung sowie Marketingmaterialien. Während die direkte Beschaffung Rohstoffe und Komponenten für die Produktion umfasst, konzentriert sich die indirekte Beschaffung auf Güter und Dienstleistungen, die den Geschäftsbetrieb unterstützen.
Kernelemente der Indirekten Beschaffung
Bedeutung für den Einkauf
Die indirekte Beschaffung spielt eine wesentliche Rolle bei der Optimierung von Kosten und Effizienz in Unternehmen. Durch ein strategisches Management dieser Beschaffungsprozesse können erhebliche Einsparungen realisiert und die Transparenz erhöht werden. Ein effektiver Umgang mit der indirekten Beschaffung trägt dazu bei, Risiken zu minimieren, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und die Gesamtleistung des Einkaufs zu steuern.
Experten-Guide: Optimierung der indirekten Beschaffung für mehr Effizienz und Kosteneinsparung
Implementierung einer effektiven indirekten Beschaffungsstrategie
Durch die Zentralisierung und Standardisierung der indirekten Beschaffung können Unternehmen Kosten reduzieren und Prozesse optimieren. Eine strategische Herangehensweise ermöglicht es, Bedarfe zu bündeln, Lieferanten zu konsolidieren und effizientere Abläufe zu schaffen.
Fallbeispiel: Optimierung der Dienstleistungsbeschaffung
Ein multinationales Unternehmen stellte fest, dass es in verschiedenen Abteilungen redundante Dienstleistungsverträge für IT-Support, Reinigung und Wartung gab. Jede Abteilung schloss separate Verträge mit unterschiedlichen Anbietern ab, was zu höheren Kosten und uneinheitlichen Servicelevels führte.Strategische Anwendung:
1. Bedarfsanalyse: Das Beschaffungsteam führte eine unternehmensweite Analyse durch, um alle Dienstleistungsbedarfe zu identifizieren.
2. Lieferantenkonsolidierung: Statt mehrerer Anbieter wurden wenige strategische Partner ausgewählt, die mehrere Dienstleistungen abdecken können.
3. Verhandlungsführung: Durch höhere Volumina konnten bessere Konditionen und einheitliche Servicelevel vereinbart werden.
4. Implementierung von Rahmenverträgen: Einheitliche Verträge für alle Standorte sorgten für Transparenz und vereinfachten das Management.
Ergebnis: Das Unternehmen konnte die Kosten für diese Dienstleistungen um 25% senken, die Servicequalität verbessern und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Die indirekte Beschaffung wurde so zu einem strategischen Hebel für Effizienz und Kosteneinsparungen.
Bewertung und strategische Erkenntnisse
✓ Kritische Erfolgsfaktoren
→ Prozessstandardisierung: Einführung einheitlicher Beschaffungsprozesse über alle Abteilungen hinweg für maximale Effizienz und Kostenkontrolle
→ Stakeholder Management: Frühzeitige Einbindung aller Beteiligten zur Sicherstellung der Akzeptanz neuer Beschaffungsstrategien
→ Digitalisierung: Implementation von E-Procurement-Lösungen zur Automatisierung repetitiver Prozesse
⚠ Herausforderungen und Limitationen
→ Dezentrale Strukturen: Überwindung gewachsener Abteilungssilos und individueller Beschaffungspraktiken
→ Komplexitätsmanagement: Beherrschung der hohen Anzahl an Bestellvorgängen und Lieferantenbeziehungen
→ Change Resistance: Überwindung von Widerständen gegen zentralisierte Beschaffungsprozesse
Zukunftstrends und strategische Implikationen:
"Die Transformation der indirekten Beschaffung von einem administrativen zu einem strategischen Werttreiber"
→ KI-gestützte Bedarfsprognosen und automatisierte Beschaffungsprozesse
→ Verstärkte Integration von Nachhaltigkeitskriterien in Beschaffungsentscheidungen
→ Entwicklung zu Category Management 4.0 mit datengetriebenen Entscheidungen
→ Aufbau strategischer Lieferantenpartnerschaften für Innovationen im indirekten Einkauf
Fazit zur indirekten Beschaffung
Die indirekte Beschaffung entwickelt sich zunehmend von einer operativen Notwendigkeit zu einem strategischen Erfolgsfaktor. Durch systematische Prozessoptimierung, Digitalisierung und zentralisierte Steuerung können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen realisieren und ihre Effizienz steigern. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Balance zwischen Standardisierung und Flexibilität sowie in der konsequenten Einbindung aller Stakeholder. Moderne Technologien und nachhaltige Beschaffungsstrategien werden dabei die Zukunft der indirekten Beschaffung maßgeblich prägen.
