Der Sourcing Guide für den mittelständischen Einkauf
veröffentlicht am
4.11.2024
In einer zunehmend dynamischen und globalisierten Welt stehen mittelständische Industrieunternehmen im Einkauf vor zahlreichen Herausforderungen: Steigende Rohstoffpreise, volatile Märkte und wachsende Anforderungen an Nachhaltigkeit und Compliance. Laut einer Sonderbefragung des KfW-Mittelstandspanels rechnen 80% aller kleinen und mittleren Unternehmen mit weiteren Kostenerhöhungen.
Strategisches Sourcing ist der Schlüssel, um nicht nur Kosten zu senken, sondern auch die Versorgungssicherheit zu erhöhen und eine resiliente Lieferkette aufzubauen. Dieser Sourcing Guide bietet praxisnahe Strategien und zeigt Schritt für Schritt, wie Sie im industriellen Mittelstand den Einkauf zu einem zentralen Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen machen.
Durchschnittlich machen Material- und Servicekosten etwa 50 % der Unternehmenskosten aus, was den Einkauf zu einem Hauptkostentreiber macht. Hier bieten gezielte Beschaffungsstrategien enorme Hebel, um Kosten zu kontrollieren und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern. Strategisches Sourcing geht dabei über die reine Preisverhandlung hinaus: Es umfasst die Auswahl der optimalen Lieferanten, die Etablierung langfristiger Partnerschaften und die Umsetzung von Nachhaltigkeits- und Compliance-Vorgaben. Das bestätigt die PwC Digital Procurement Survey 2024, nach welcher die Beschaffung nach der Einkaufsleistung die zweitwichtigste strategische Priorität im Einkauf darstellt.
In der modernen Geschäftswelt, insbesondere im industriellen Einkauf, stoßen ERP-Systeme an ihre Grenzen. Sie sind zwar für die Abwicklung operativer Prozesse essenziell, können aber in Bezug auf das strategische Lieferantenmanagement nicht ausreichend unterstützen. Hier sind die größten Schwächen eines ERP-Systems, die den Bedarf an einem SRM (Supplier Relationship Management) verdeutlichen:
1. Bedarfsanalyse und Zieldefinition
Jeder Sourcing-Prozess beginnt mit einer klaren Bedarfsanalyse. Hier werden die Anforderungen an Materialien und Dienstleistungen detailliert erfasst und die übergeordneten Ziele des Sourcings festgelegt – sei es die Kostenreduktion, die Sicherstellung hoher Qualitätsstandards, Flexibilität oder Nachhaltigkeit.
2. Lieferantenrecherche und Marktanalyse
Eine fundierte Marktanalyse ist unerlässlich, um potenzielle Lieferanten im In- und Ausland zu identifizieren und deren Angebote zu vergleichen. Dabei werden Preise, Kapazitäten, Qualitätsstandards und geografische Nähe untersucht, um die optimale Lieferantenbasis aufzubauen. Markttrends, technologische Innovationen und Preisschwankungen liefern wichtige Einblicke und unterstützen die Auswahl geeigneter Lieferanten.
3. Lieferantenauswahl und Qualifizierung
Im nächsten Schritt werden klare Bewertungskriterien wie Preis, Qualität, Lieferzuverlässigkeit und Nachhaltigkeit festgelegt. Durch eine umfassende Due-Diligence-Prüfung lassen sich die finanziellen, produktionsspezifischen und rechtlichen Voraussetzungen potenzieller Lieferanten überprüfen. Lieferantenbesuche und Audits stellen sicher, dass die Standards der Lieferanten den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
4. Verhandlungsstrategie und Vertragsgestaltung
Die Verhandlung ist ein zentraler Schritt, um die bestmöglichen Konditionen mit den ausgewählten Lieferanten zu erzielen. Hier werden Preise, Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten und Vertragslaufzeiten definiert. Wichtige Vertragsinhalte umfassen neben Lieferfristen und Qualitätsstandards auch Sanktionen bei Nichteinhaltung sowie Sonderklauseln zur Anpassung an Marktentwicklungen. Durch alternative Bezugsquellen und Eskalationsprozesse lässt sich zudem die Versorgungssicherheit absichern.
5. Implementierung und Logistikplanung
Die Implementierung umfasst die Festlegung konkreter Bedarfsmengen und Lieferzeiten, die für eine reibungslose Versorgung und die richtige Lagerhaltung entscheidend sind. Eine klare Logistikplanung definiert, ob der Transport vom Lieferanten oder vom Unternehmen organisiert wird. So wird eine effiziente Koordination der gesamten Lieferkette sichergestellt.
6. Lieferantenintegration und Beziehungsmanagement
Ein erfolgreiches Sourcing endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung. Ein strukturiertes Onboarding und eine transparente Kommunikation schaffen die Basis für eine langfristige Partnerschaft. Die Pflege eines vertrauensvollen Verhältnisses ist essenziell, um gemeinsam auf Bedarfsänderungen und Herausforderungen reagieren zu können. Regelmäßige Schulungen und klare Standards sichern die Qualität der Zusammenarbeit.
7. Leistungsüberwachung und kontinuierliche Verbesserung
Eine regelmäßige Überwachung der Lieferantenleistung anhand von KPIs wie Liefertreue, Qualitätsniveau und Reaktionszeit ermöglicht es, Optimierungspotenziale zu erkennen. Ein systematisches Feedback hilft dabei, die Leistung des Lieferanten stetig zu verbessern. Sollten sich Marktbedingungen oder Unternehmensziele ändern, ist eine Anpassung der Verträge ratsam, um die langfristige Stabilität der Lieferbeziehung zu gewährleisten.
Die Wahl der richtigen Sourcing-Strategie hängt von den spezifischen Anforderungen sowie Strategien des Unternehmens ab. Hier ein kurzer Überblick über gängige Strategien:
Compliance und Nachhaltigkeit sind heute wesentliche Bestandteile eines erfolgreichen Sourcing-Prozesses. Unternehmen stehen zunehmend in der Verantwortung, die Einhaltung von Umwelt- und Sozialstandards in ihrer Lieferkette sicherzustellen. Strategisches Sourcing ermöglicht es, die Anforderungen an Nachhaltigkeit gezielt umzusetzen und Risiken im Bereich Compliance zu minimieren. Dies stärkt nicht nur das Unternehmensimage, sondern stellt auch sicher, dass gesetzliche Anforderungen wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz erfüllt werden.
Ein gut durchdachter Sourcing-Prozess ist entscheidend, um den Einkauf im industriellen Mittelstand zu einer strategischen Stärke des Unternehmens auszubauen. Durch die sorgfältige Auswahl und Steuerung der Lieferanten können Einkaufsleiter nicht nur Kosten reduzieren, sondern auch die Resilienz der Lieferkette stärken und langfristige Wettbewerbsvorteile sichern.
Laden Sie sich gerne den Sourcing Guide herunter, um den Einkauf in Ihrem Unternehmen gezielt zu optimieren und strategische Potenziale voll auszuschöpfen.
.png)