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Beschaffungsstrategien: Der Schlüssel zur Optimierung der Unternehmenswertschöpfung
Was ist eine Beschaffungsstrategie?
Eine Beschaffungsstrategie ist ein systematisch entwickeltes Handlungskonzept zur optimalen Versorgung eines Unternehmens mit benötigten Gütern und Dienstleistungen. Sie ermöglicht dem Einkauf eine zielgerichtete Steuerung der Lieferantenbeziehungen sowie die Minimierung von Beschaffungsrisiken bei gleichzeitiger Maximierung der Wertschöpfung. Als Teil der Materialwirtschaft legt sie mittelfristig die Verteilung der beschafften Güter und Dienstleistungen auf einzelne Lieferanten fest und dient als Richtlinie für den gesamten Einkaufsprozess.
Die Strategie umfasst verschiedene Regelungsbereiche wie Mengenentscheidungen (welche Mengen), Sortimentsentscheidungen (welche Güter), Qualitätsentscheidungen (in welcher Qualität), Preisentscheidungen (zu welchem Preis) und Lieferantenentscheidungen (bei welchen Lieferanten). Diese strategischen Festlegungen beziehen sich nicht auf einzelne Kauftransaktionen, sondern bilden einen Rahmen für das gesamte Beschaffungsverhalten des Unternehmens.
Inhalt
Bedeutung und Ziele von Beschaffungsstrategien
Die Beschaffung hat sich in den letzten Jahrzehnten von einer rein operativen Funktion zu einem strategischen Erfolgsfaktor entwickelt. Während große Unternehmen und Konzerne, insbesondere in der Automobilindustrie, schon früh die enormen Optimierungspotenziale durch kürzere Durchlaufzeiten und verringerte Lagerbestände erkannten, schenkt nun auch der Mittelstand der Beschaffung als unternehmerischem Erfolgsfaktor zunehmende Beachtung.
Die effiziente Beschaffung von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Bauteilen, fertigen Gütern und Dienstleistungen trägt wesentlich zur Sicherung des Unternehmensgewinns bei. Eine strategisch ausgerichtete Beschaffung verfolgt dabei mehrere zentrale Ziele:
Die Sicherstellung der Versorgung des Unternehmens mit allen nötigen Mitteln steht als zentrales Ziel im Vordergrund. Gleichzeitig gilt es, die damit verbundenen Kosten zu optimieren und das wirtschaftliche Interesse der Unternehmung zu wahren, diese Kosten so gering wie möglich zu halten. Darüber hinaus zielt eine moderne Beschaffungsstrategie darauf ab, Qualitätsstandards zu sichern, Innovationen zu fördern und zunehmend auch Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen.
Arten von Beschaffungsstrategien
Das Spektrum an Beschaffungsstrategien ist vielfältig und ermöglicht eine bedarfsgerechte Ausrichtung je nach Unternehmenssituation, Marktgegebenheiten und strategischer Bedeutung der zu beschaffenden Güter.
Lieferantenbezogene Strategien
Die Anzahl und Art der Lieferantenbeziehungen bildet einen Kernaspekt jeder Beschaffungsstrategie. Hierbei haben sich verschiedene Ansätze etabliert:
- Single Sourcing beschreibt den Bezug eines Produkts oder einer Dienstleistung von nur einem Lieferanten. Diese Strategie ermöglicht eine engere Zusammenarbeit, bessere Konditionen durch größere Abnahmemengen und vereinfachte logistische Abwicklung. Allerdings besteht ein erhöhtes Risiko bei Lieferausfällen durch die starke Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter.
- Multiple Sourcing steht für den Bezug von Produkten von mehreren Lieferanten. Dies erhöht die Versorgungssicherheit und reduziert Abhängigkeiten, kann jedoch zu geringeren Skaleneffekten und höherem Koordinationsaufwand führen.
- Dual Sourcing bildet einen Kompromiss zwischen den vorgenannten Strategien, indem ein Produkt von zwei voneinander unabhängigen Lieferanten bezogen wird, oft in bestimmten Quoten wie 60% zu 40%. Dieser Ansatz kombiniert die Vorteile des Single Sourcing (hohe Rabatte durch Bestellbündelung) mit denen des Multiple Sourcing (geringeres Ausfallrisiko, reduzierte Abhängigkeit).
- Preferential Sourcing (Vorzugslieferanten-Strategie) konzentriert sich darauf, die Anzahl der Zulieferer möglichst niedrig zu halten und die am höchsten qualifizierten Lieferanten, etwa bezüglich ihrer Qualität oder Preisgestaltung, vorzugsweise zu behandeln. Diese Strategie wird häufig für Engpassteile bei A-Materialien eingesetzt.
Geografisch orientierte Strategien
- Global Sourcing bezeichnet die weltweite Beschaffung, die internationale Kostenvorteile und Qualitätsunterschiede nutzt. Diese Strategie erfordert jedoch ein komplexes Lieferkettenmanagement und birgt höhere logistische und politische Risiken.
- Local Sourcing fokussiert auf die lokale Beschaffung, was Transportwege und -zeiten reduziert, die regionale Wirtschaft unterstützt und die Kommunikation vereinfacht. Allerdings kann dies zu höheren Preisen führen als bei der weltweiten Beschaffung.
Produktbezogene Strategien
Modular Sourcing und System Sourcing sind Strategien, bei denen ein Unternehmen auf wenige Lieferanten setzt, die komplette Module oder Baugruppen liefern. Diese wurden entweder gemeinsam entwickelt (System Sourcing) oder vom Lieferanten (Modular Sourcing). Die Begriffe unterscheiden sich durch die Intensität der Zusammenarbeit. Diese Verlagerung von Entwicklung und Produktion bedeutet eine hohe Abhängigkeit zum Lieferanten und ist oft mit einem Verlust an Know-how verbunden.
Vertragsbezogene Strategien
- Rahmenverträge gehören zu den beliebtesten Einkaufsstrategien und legen langfristige Bedingungen für wiederkehrende Beschaffungsvorgänge fest.
- Abrufkontrakte ermöglichen den flexiblen Abruf definierter Mengen zu festgelegten Konditionen über einen bestimmten Zeitraum.
Entwicklung einer Beschaffungsstrategie
Die Entwicklung einer effektiven Beschaffungsstrategie erfordert einen strukturierten Ansatz und umfasst mehrere Phasen.
- Analyse der Ausgabensituation: Eine detaillierte Spend-Analyse gibt Aufschluss über Ausgabenvolumen, -kategorien und -muster. Diese Transparenz bildet die Grundlage für fundierte strategische Entscheidungen und ermöglicht die Identifikation von Einsparpotentialen.
- Markt- und Bedarfsanalyse:Eine umfassende Marktanalyse untersucht die Struktur des Beschaffungsmarktes, die Anzahl potenzieller Anbieter, Preisbildungsmechanismen und Innovationszyklen. Parallel dazu muss eine präzise Bedarfsanalyse die aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens ermitteln.
- Risikoanalyse: Die systematische Identifikation und Bewertung potenzieller Risiken in der Lieferkette gewinnt zunehmend an Bedeutung. Zu diesen Risiken zählen Störungen der Lieferkette, lokale Extremwetterereignisse, Menschenrechtsverletzungen durch Lieferanten sowie wirtschaftliche Verluste durch ineffiziente logistische Abwicklung oder Fehlkalkulationen in der Lagerhaltung, wie der Bullwhip-Effekt.
- Warengruppenmanagement: Ein zentrales Element moderner Beschaffungsstrategien ist das Warengruppenmanagement (Category Management), bei dem Produkte und Dienstleistungen in homogene Gruppen eingeteilt werden, für die spezifische Strategien entwickelt werden. Die Kralijc-Matrix ist hierbei ein häufig verwendetes Modell zur Klassifizierung von Warengruppen nach ihrem Wertbeitrag und Versorgungsrisiko.
- Strategieformulierung und Implementierung: Nach der analytischen Phase erfolgt die Strategieformulierung mit konkreten Maßnahmen für verschiedene Warengruppen oder Lieferanten. Die anschließende Implementierung erfordert oft eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und eine klare Kommunikation der strategischen Ziele.
- Monitoring und Anpassung: Eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie erfordert kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Anpassung an veränderte Marktbedingungen. Klar definierte Leistungsindikatoren (KPIs) ermöglichen die objektive Bewertung des Strategieerfolgs.
Beispiel einer Beschaffungsstrategie: Automobilhersteller
Ein mittelgroßer Automobilhersteller mit einem Jahresbedarf von 100.000 Einheiten an kritischen Elektronikbauteilen implementierte eine Dual-Sourcing Strategie. Die Ausgangssituation war geprägt von Lieferengpässen und starken Preisschwankungen auf dem Markt für Halbleiterkomponenten.
Die Strategie sah vor, dass 70% des Bedarfs vom Hauptlieferanten A und 30% vom Backup-Lieferanten B bezogen werden. Mit beiden Lieferanten wurden langfristige Rahmenverträge über drei Jahre abgeschlossen, die Preiskorridore und garantierte Mindestabnahmemengen festlegten.
Die quantitativen Ergebnisse waren beeindruckend: Reduzierung der Beschaffungskosten um 8,5% im ersten Jahr durch Volumenbündelung und verbesserte Verhandlungsposition, Senkung der Lagerhaltungskosten um 12% durch optimierte Lieferfrequenzen und Bestandsmanagement, Verringerung der Lieferausfälle um 76% im Vergleich zum Vorjahr sowie Verkürzung der Durchlaufzeiten in der Produktion um 15%.
Die Besonderheit dieser Strategie lag in der ausgewogenen Balance zwischen Wettbewerbsdruck (durch zwei Lieferanten) und Partnerschaft (durch langfristige Verträge). Der Hauptlieferant erhielt genügend Volumen, um Skaleneffekte zu realisieren, während der zweite Lieferant ausreichend eingebunden war, um bei Bedarf schnell hochfahren zu können.
Als zusätzliche Absicherung wurden gemeinsame Entwicklungsprojekte mit beiden Lieferanten initiiert, um die technologische Roadmap abzustimmen und Innovationen zu fördern. Dies führte nicht nur zu einer höheren Versorgungssicherheit, sondern auch zu Produktverbesserungen und Kostensenkungen durch gemeinsame Prozessoptimierungen.
Beispiel einer Beschaffungsstrategie: Chemieunternehmen
Ein mittelständisches Chemieunternehmen mit einem jährlichen Einkaufsvolumen von 150 Millionen Euro implementierte eine umfassende Warengruppenmanagement-Strategie für seine Rohstoffe. Nach einer detaillierten Spend-Analyse wurden die Rohstoffe in vier Kategorien gemäß der Kralijc-Matrix eingeteilt.
Für eine strategische Produktgruppe mit hohem Wertbeitrag (22% des Gesamteinkaufsvolumens) und erheblichem Versorgungsrisiko wurde folgende Strategie entwickelt:
- Diversifizierung der Lieferantenbasis: Statt der bisherigen Abhängigkeit von zwei Hauptlieferanten wurden vier qualifizierte Lieferanten etabliert, mit definierten Quotenverteilungen (40%, 25%, 20%, 15%).
- Risikomanagement: Aufbau strategischer Sicherheitsbestände für kritische Materialien (Reichweite: 6 Wochen) und Entwicklung alternativer Formulierungen für Schlüsselprodukte.
- Partnerschaftliche Lieferantenbeziehungen: Mit den zwei Hauptlieferanten wurden langfristige Entwicklungspartnerschaften vereinbart, inklusive gemeinsamer Forschungsprojekte und regelmäßiger Innovationsworkshops.
- Preismechanismen: Implementierung indexbasierter Preisformeln mit Quartalsanpassungen, um Marktvolatilität abzufedern und faire Preise für beide Seiten zu gewährleisten.
Die quantitativen Ergebnisse waren überzeugend: Keine Produktionsausfälle durch Lieferengpässe im Vergleich zu drei Vorfällen im Vorjahr, Kosteneinsparungen von 4,7% im ersten Jahr trotz volatiler Rohstoffmärkte, Verbesserung der Liefertreue von 86% auf 94% sowie drei erfolgreiche Produktinnovationen aus den Entwicklungspartnerschaften mit einem zusätzlichen Umsatzpotenzial von 2,4 Millionen Euro.
Die Besonderheit dieser Strategie lag in der ausgewogenen Kombination aus Risikostreuung durch mehrere Lieferanten und gezielter Innovationsförderung durch enge Partnerschaften mit ausgewählten Schlüssellieferanten. Die indexbasierten Preisformeln führten zudem zu transparenteren Verhandlungen und reduzierten den Aufwand für regelmäßige Neuverhandlungen erheblich.
Digitalisierung in der Beschaffung
Die Digitalisierung hat einen tiefgreifenden Einfluss auf moderne Beschaffungsstrategien und bietet enorme Chancen zur Prozessoptimierung, Transparenzerhöhung und fundierten Entscheidungsfindung.
E-Procurement und Prozessautomatisierung
E-Procurement umfasst die Digitalisierung der Beschaffung durch entsprechende Prozesse und Tools, etwa Robotic Process Automation. Moderne E-Beschaffungssysteme digitalisieren den gesamten Beschaffungsprozess von der Bedarfserhebung über die Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren, Abruf von Produkten und Dienstleistungen bis zur Bestätigung der Warenlieferung bzw. Leistungserbringung und Rechnungslegung.
Laut einer aktuellen Umfrage haben sechs von zehn KMU ihre Beschaffungsprozesse bereits digitalisiert, während drei von zehn dies in naher Zukunft planen. Die Haupttreiber hinter der Digitalisierung sind dabei Kostensenkung und Effizienzsteigerung (81%) sowie die Verbesserung der Datenanalyse und Entscheidungsfindung (etwa zwei Drittel der Befragten).
Big Data und Analytics
Die Analyse großer Datenmengen ermöglicht tiefere Einblicke in Beschaffungsmuster und Lieferantenbeziehungen. Dadurch können Trends erkannt, Risiken frühzeitig identifiziert und Optimierungspotenziale aufgedeckt werden. Den größten Digitalisierungsbedarf sehen Unternehmen derzeit im Lieferantenmanagement (71%) und im Bestellabwicklungsprozess (56%).
Künstliche Intelligenz und Blockchain
Künstliche Intelligenz revolutioniert die Beschaffung durch automatisierte Lieferantenbewertung, Bedarfsprognosen, autonome Verhandlungssysteme und Anomalieerkennung. Blockchain-Technologie wiederum bietet neue Möglichkeiten für transparente und fälschungssichere Lieferketten.
Das Interesse an Innovationen, die Effizienz und Transparenz in den Beschaffungsabläufen verbessern können, ist stark ausgeprägt: 85% der KMU sind offen für den Einsatz neuer Technologien zur Digitalisierung von Beschaffungs- und Finanzprozessen.
Aktuelle Trends und Herausforderungen
Die Beschaffungslandschaft befindet sich in stetigem Wandel, geprägt von globalen Entwicklungen und neuen Anforderungen.
Risikomanagement und Resilienz
Nach den Erfahrungen mit erheblichen Lieferkettenunterbrechungen in den letzten Jahren hat sich die strategische Ausrichtung der Beschaffung vom reinen Streben nach hochperformanten Lieferketten in Richtung abgesicherter Prozesse sowie schnellem Reaktionsvermögen auf disruptive Ereignisse entwickelt. Die Devise lautet: So effizient wie möglich, so sicher wie nötig.
Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung
Umwelt- und Sozialkriterien werden zunehmend in Beschaffungsentscheidungen einbezogen. Nachhaltigkeit hat bei 35% der Unternehmen bereits heute einen hohen Stellenwert in der Beschaffungsstrategie, für 41% wird dieses Thema zunehmend wichtig4. Die Integration von Nachhaltigkeitspraktiken spielt eine zunehmend bedeutende Rolle, um langfristige Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Diversifizierung der Supply Chain
Die Diversifizierung der Lieferkette ist ein wichtiger Trend in der modernen Beschaffungsstrategie. Durch die Verteilung der Beschaffung auf verschiedene Lieferanten, Regionen und Transportwege können Unternehmen ihre Abhängigkeit von einzelnen Quellen reduzieren und die Widerstandsfähigkeit ihrer Lieferkette erhöhen.
In-Sourcing
Als Gegentrend zum Outsourcing gewinnt das In-Sourcing wieder an Bedeutung. Unternehmen holen strategisch wichtige Prozesse und Produktionen zurück ins eigene Haus, um Abhängigkeiten zu reduzieren und Kernkompetenzen zu stärken.
Kooperation und Lieferantenmanagement
Die Zusammenarbeit mit Lieferanten entwickelt sich von transaktionalen Beziehungen zu strategischen Partnerschaften. Ein professionelles Lieferantenmanagement bildet dabei die Grundlage für langfristige Wertschöpfung und gemeinsame Innovationen.
Fazit
Beschaffungsstrategien sind ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen in einer zunehmend komplexen und volatilen Wirtschaftswelt. Eine durchdachte Strategie ermöglicht nicht nur Kosteneinsparungen, sondern stärkt auch die Wettbewerbsfähigkeit, Innovationskraft und Resilienz des Unternehmens.
Die Entwicklung und Implementierung einer effektiven Beschaffungsstrategie erfordert eine systematische Analyse von internen Bedarfen, Marktbedingungen und Risikofaktoren. Je nach Warengruppe und strategischer Bedeutung können unterschiedliche Ansätze – vom Single Sourcing bis hin zu globalen Beschaffungskonzepten – zum Einsatz kommen.
Die Digitalisierung bietet dabei enorme Chancen, um Beschaffungsprozesse zu optimieren, Transparenz zu erhöhen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Moderne E-Procurement-Systeme, datengetriebene Analysen und künstliche Intelligenz werden in Zukunft noch stärker an Bedeutung gewinnen.
Für Einkaufsleiter und Beschaffungsverantwortliche ist es entscheidend, Beschaffungsstrategien regelmäßig zu überprüfen und an veränderte Marktbedingungen anzupassen. Der strategische Einkauf entwickelt sich dabei zunehmend vom reinen Kostenfaktor zum wertschöpfenden Business Partner, der maßgeblich zum Unternehmenserfolg beiträgt.
