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Auftragsabwicklung: Definition & alle Schritte einfach erklärt
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Auftragsabwicklung: alle Kernprozesse eines Auftrages in einem Unternehmen
Die Autragsabwicklung umfasst den Ablauf von der Bestellung des Kunden bishin zur Auslieferung und zum Zahlungseingang beim Lieferanten. Der Einkauf ist essentiell für eine erfolgreiche Auftragsabwicklung, da die benötigten Materialien in ausreichenden Mengen der Fertigung zur Verfügung stehen müssen, um eine reibungslose Auftragsabwicklung zu garantieren. Die erfolgreiche Auftragsabwicklung, und damit auch der Einkauf, haben direkten Einfluss auf Lieferperformance, Prozesskosten und Kundenzufriedenheit von Unternehmen.
Inhalt
Vom Auftragseingang, über Materialbeschaffung und Logistik, bis hin zum After-Sales Service
- Auftragseingang: Zuerst gibt der Kunde gibt seine Bestellung beim Lieferanten auf, welche daraufhin intern erfasst und validiert wird.
- Ressourcenplanung/Bestandsmanagement: Die materiellen, finanziellen und personellen Ressourcen werden überwacht und verwaltet um Engpässe zu vermeiden und eine reibungslose Produktion zu garantieren. Im Optimalfall wird dauerhaft evaluiert welche Bestände benötigt werden für aktuelle und zukünftige Aufträge.
- Materialbeschaffung: Sollten Engpässe bei benötigten Materialien bestehen, ist der Einkauf verantwortlich diese zu optimalen Konditionen zu beschaffen.
- Produktion: Die Produktion umfasst die Planung, Koordination und schlussendliche Bereitstellung des bestellten Produktes.
- Leistungsabnahme: Die Produkte werden auf Funktionstüchtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
- Kundenkommunikation: Der Kunde wird über die Fertigstellung der Produktion, bzw. den Versand und das vorraussichtige Lieferdatum, informiert. Allgemein: sollte Kommunikation mit dem Kunden über alle Schritte der Auftragsabwicklung stattfinden.
- Logistik / Versand: Der Transport wird organisiert und die fertiggestellten Produkte werden an den Kunden ausgeliefert.
- Überprüfung Zahlungseingang: Zuletzt erfolgt die Fakturierung, was die Erstellung der Rechnung über die erbrachten Leistungen beschreibt, und die Überprüfung über den Eingang der Zahlungen.
Optional:
- Soll-Ist-Vergleich: Im Anschluss an die Auftragsabwicklung kann evaluiert werden, wie der Plan der Auftragsabwicklung ausgesehen hat und wie die Abwicklung tatsächlich stattgefunden hab.
- After-Sales Service: Bei gewissen Produkten und Industrien kann nach der Auftragsabwicklung noch Betreuung der Kunden anfallen. Hierzu zählen beispielsweise die Bearbeitung von Qualitätsmängeln oder das Retourenmanagement.
Eine gute Auftragsabwicklung macht Kunden zufrieden, reduziert Kosten und verkürzt Lieferzeiten
Was macht eine gute Auftragsabwicklung aus? Eine erfolgreiche Auftragsabwicklung meidet Fehler, Missverständnisse und Verzögerungen. Sauber definierte Prozesse, klare Abgrenzung von Aufgaben- und Verantwortungsbereichen, gute Kommunikation und geplante Organisation sind Schlüsselelemente, um den komplexen Ablauf der Auftragsabwicklung ohne Fehler zu gewährleisten. Fehler, Missverständnisse und Verzögerungen führen zu Folgekosten durch höheren Arbeitsaufwand oder direkt anfallende finanzielle Vertragsstrafen. Außerdem ist die Auftragsabwicklung essentiell zur Aufrechterhaltung positiver Beziehungen mit den Kunden und dem allgemeinem, öffentliche Image. Eine dauerhafte, fehleranfällige Auftragsabwicklung führt zu einem Rückgang der Aufträge und dem Verlust wichtiger Gewinnchancen.
Auf der anderen Seite, fördert eine konstant erfolgreiche Auftragsabwicklung die Kundenbeziehungen, das öffentliche Image und die zukünftige Auftragslage. Eine strukturierte Auftragsabwicklung reduziert die Lieferzeit, Prozesskosten und Vertragsstrafen.
Daher ist die Auftragsabwicklung von zentraler Bedeutung für produzierende Industrien und sollte kontinuierlich evaluiert und verbessert werden.
Leitfaden: Optimierung Ihrer Auftragsabwicklung für mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit
Bedeutung für den Einkauf
Für den Einkauf ist die Auftragsabwicklung von zentraler Bedeutung, da sie den Bedarf an Materialien an den Einkauf kommuniziert. Eine effiziente Auftragsabwicklung ermöglicht es dem Einkauf, aktuelle und zukünftige Bedarfe präzise zu planen, optimale Bestellmengen zu ermitteln und dadurch Lieferantenbeziehungsmanagement zu stärken.
Aber auch anders herum hat der Einkauf eine große Bedeutung für die Auftragsabwicklung. Wenn benötigte Bestände fehlen, dann verzögert sich die Produktion und schlussendlich die Auslieferung an den Kunden. Außerdem erfolgt die kurzfristige Deckung von Bedarfen oft zu höheren Kosten. Durch einen gut geplanten Einkauf in der Auftragsabwicklung können Kosten gesenkt und die Lieferperformance verbessert werden.
- Bedarfsgenauigkeit: Präzise Bedarfsermittlung zur Vermeidung von Überbeständen und Fehlmengen
- Kostenreduzierung: Effiziente Prozesse senken operative Kosten und geplanter Einkauf erreicht bessere Konditionen
- Lieferantenmanagement: Verbesserte Zusammenarbeit durch transparente Abläufe und Kommunikation
Auftragsabwicklung: Von manuellen Prozessen zu digitaler Transformation
Die Auftragsabwicklung ist der Schlüssel eines jeden Unternehmens, das Produkte oder Dienstleistungen anbietet. In der Theorie und Praxis zeigt sich, dass eine erfolgreiche Auftragsabwicklung Kosten und Lieferzeiten reduziert, wodurch die Kundenzufriedenheit und der Unternehmenserfolg ansteigen. Lieferzeiten reduziert, wodurch die Kundenzufriedenheit und der Unternehmenserfolg ansteigen. Angesichts steigender Anforderungen, erhöhter Komplexität und einem größeren Wettbewerb besteht ein dringender Bedarf, traditionelle Prozesse zu überdenken und durch Digitalisierung zu modernisieren.
Traditioneller Ansatz: Manuelle Auftragsbearbeitung
In der traditionellen Auftragsabwicklung werden Bestellungen meist manuell entgegengenommen — per Telefon, Fax oder E-Mail. Sachbearbeiter erfassen die Daten händisch in verschiedenen Systemen, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist. In den schlimmsten Fällen werden Aufträge nicht korrekt oder nur sehr verspätet aufgenommen. Dadurch entfällt nicht nur Umsatz, sondern Vertragsstrafen und ein verschlechtertes Image schaden dem Unternehmen langfristig.
Die Bestandsprüfung erfolgt oft durch physische Kontrollen oder in getrennten Excel-Tabellen, und die Kommunikation zwischen Abteilungen war stark papierbasiert. Verzögerungen und Informationsverluste sind an der Tagesordnung. Insbesondere verzögerte und unvollständige Informationen an den Einkauf und die Produktion sorgen für starke Verzögerungen und Mehrkosten. Diese manuellen Prozesse führen zu längeren Durchlaufzeiten, erhöhten Kosten und einer geringeren Flexibilität, wodurch die Fähigkeit, schnell auf Kundenanforderungen zu reagieren, eingeschränkt ist.
Neu und digital: Automatisierte Auftragsabwicklung
Moderne Unternehmen setzen auf automatisierte Systeme zur Optimierung der Auftragsabwicklung. Ein Order Management System (OMS) integriert alle Schritte des Prozesses in einer zentralen Plattform. Bestellungen werden elektronisch empfangen und automatisch in das ERP-System übertragen. Echtzeit-Daten ermöglichen dem Einkauf sofortige Bestandsprüfungen und Ressourcenplanung. Durch die Anwendung von Künstlicher Intelligenz werden Prognosen verbessert und Engpässe frühzeitig erkannt. Automatisierte Workflows koordinieren Beschaffung, Produktion und Logistik effizient. Die Implementierung eines OMS führt zu einer erheblichen Reduktion von Fehlern, schnelleren Reaktionszeiten und einer erhöhten Transparenz über den gesamten Prozess hinweg. Insbesondere der geringere manuelle Aufwand reduziert die menschlichen Fehler, sowie den Aufwand für manuelle Tätigkeiten und die Kosten für Sachbearbeiter.
Praxisbeispiel: Digitale Transformation in einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen mit 280 Mitarbeitern implementierte 2023 ein automatisiertes Auftragsabwicklungssystem. Zuvor wurden die jährlich 1.200 Kundenaufträge mit einem Gesamtwert von 45 Millionen Euro manuell bearbeitet, wobei jeder Auftrag durchschnittlich 4 Stunden Bearbeitungszeit von der Erfassung bis zur Produktionsfreigabe benötigte.
Die Automatisierung transformierte den Prozess grundlegend: Die Bearbeitungszeit pro Auftrag reduzierte sich auf 45 Minuten, da das System Machbarkeitsprüfungen, Ressourcenplanung und Terminierung automatisch durchführt. Bei 1.200 Aufträgen jährlich bedeutete dies eine Einsparung von 4.500 Arbeitsstunden. Mit durchschnittlichen Personalkosten von 50 Euro pro Stunde ergab sich eine jährliche Kosteneinsparung von 225.000 Euro allein durch Prozesseffizienz.
Die Qualitätsverbesserungen waren noch bedeutender: Die Fehlerquote bei der Auftragseingabe sank von 8% auf 0,5%, was die Anzahl der Nachbearbeitungen von 96 auf 6 Aufträge pro Jahr reduzierte. Die termingerechte Lieferquote stieg von 76% auf 95%, da das System automatisch Kapazitäten prüft und realistische Liefertermine zusagt. Die Durchlaufzeit von der Auftragserteilung bis zur Auslieferung verkürzte sich durchschnittlich von 45 auf 32 Tage, was die Kundenzufriedenheit deutlich steigerte.
Das System brachte auch interne Vorteile: Die Bestandsgenauigkeit erhöhte sich von 85% auf 98%, da Materialbedarfe nun automatisch berechnet und ans ERP-System übermittelt werden. Der Einkauf konnte dadurch seine Dispositionsprozesse optimieren, was die Materialverfügbarkeit verbesserte und die ungeplanten Produktionsunterbrechungen um 65% reduzierte. Die verbesserte Planungsqualität führte zu einer Reduktion der Durchschnittsbestände um 18%, was die Lagerhaltungskosten um 280.000 Euro pro Jahr senkte und die Gesamtrentabilität des Unternehmens spürbar steigerte.
Fazit zur Auftragsabwicklung
Die Auftragsabwicklung umfasst alle Prozesse von Auftragseingang, über den Einkauf und die Produktion, bis hin zur Auslieferung und dem Zahlungseingang. Damit ist die Auftragsabwicklung ist ein komplexer, aber entscheidender Prozess für den Unternehmenserfolg. Durch die Integration moderner Technologien, effizienter Prozessabläufe und enger Abstimmung zwischen allen beteiligten Abteilungen können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und Kundenzufriedenheit maximieren. Ein gut strukturiertes Auftragsmanagement ermöglicht nicht nur Kosteneinsparungen, sondern schafft auch die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und digitale Transformation.
