Phasenmodell der Fremdvergabeanalyse

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Eine strukturierte Fremdvergabeanalyse folgt typischerweise einem mehrstufigen Prozess, der eine systematische Entscheidungsfindung ermöglicht. Das folgende Phasenmodell bildet einen bewährten Rahmen für die Durchführung einer umfassenden Analyse:

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• Phase 1: Identifikation des Handlungsbedarfs - Strategische Einordnung der zu analysierenden Leistungen, Ableitung von Anforderungen und Erkennen von Handlungsbedarf
• Phase 2: Strategische Grundsatzentscheidung - Bewertung der strategischen Relevanz, Analyse eigener Kompetenzen und Identifikation von Leistungen, die prinzipiell fremdvergabefähig sind
• Phase 3: Entwicklung von Szenarien - Prozessanalyse, Definition von Leistungsparametern, Überprüfung von Eigenleistungsalternativen und Definition möglicher Fremdvergabeumfänge
• Phase 4: Entscheidungsvorbereitung - Ausschreibungen, Einholung von Angeboten, Referenzbesuche, Entwicklung von Kooperationsszenarien und Vorauswahl
• Phase 5: Entscheidung - Kosten-Nutzen-Analyse, Wirtschaftlichkeitsrechnungen, finale Entscheidung und vertragliche Regelungen
• Phase 6: Umsetzung und Controlling - Implementierung, kontinuierliches Monitoring und Weiterentwicklung

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Dieses strukturierte Vorgehen stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte in die Entscheidungsfindung einfließen und eine objektive Bewertung der Alternativen ermöglicht wird. Es dient als Filtersystem, um strategische Aspekte adäquat zu berücksichtigen und Klarheit bezüglich des Outsourcing-Umfangs, der Leistungsanforderungen und der möglichen Gestaltungsoptionen zu erlangen.

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Bewertungskriterien in der Fremdvergabeanalyse

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Eine umfassende Fremdvergabeanalyse berücksichtigt verschiedene Dimensionen, die weit über eine reine Kostenbetrachtung hinausgehen. Folgende Kriterien sollten in die Analyse einfließen:

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Wirtschaftliche Kriterien

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Die wirtschaftliche Bewertung bildet oft den Ausgangspunkt einer Fremdvergabeanalyse, sollte jedoch nicht als alleiniges Entscheidungskriterium dienen:

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• Vollkostenrechnung der internen Leistungserbringung: Variable Herstellkosten, Fixkostenumlage, Kapazitätskosten und Opportunitätskosten
• Kosten des Fremdbezugs: Direkte Beschaffungskosten, Transaktionskosten (Partnersuche, Vertragsgestaltung, Überwachung), Schnittstellenkosten
• Dynamische Kosteneffekte: Einmalige Kosten der Umstellung (z.B. Sozialplankosten), zukünftig laufend anfallende Kosten, Variabilisierung von Fixkosten
• Volumenabhängige Kostendegressionseffekte: Optimale Betriebsgröße, Auslastungseffekte, Skaleneffekte durch Bündelung bei Dienstleistern

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Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die unzureichende Berücksichtigung versteckter Kosten und langfristiger Kosteneffekte. Eine belastbare Wirtschaftlichkeitsrechnung muss alle durch die Fremdvergabe anfallenden Kosten mit den tatsächlich entfallenden Kosten vergleichen, wobei auch die zeitliche Dimension (kurz-, mittel- und langfristige Effekte) zu berücksichtigen ist.

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Strategische Faktoren

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Die strategische Dimension der Fremdvergabeanalyse ist entscheidend für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens:

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• Kernkompetenzbetrachtung: Analyse, ob die betreffenden Leistungen zu den Kernkompetenzen des Unternehmens gehören oder diese unterstützen
• Strategische Relevanz: Bewertung des Beitrags zur Differenzierung im Wettbewerb und zur Generierung von Kundennutzen
• Innovationspotenzial: Einschätzung, ob durch Eigen- oder Fremdleistung höhere Innovationsraten erzielt werden können
• Marktzugang: Verbesserung des Marktzugangs durch strategische Partnerschaften mit Dienstleistern

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Die Fokussierung auf Kernkompetenzen ist ein zentrales strategisches Argument für die Fremdvergabe. Unternehmen sollten sich auf die Aktivitäten konzentrieren, die besondere Kompetenzen darstellen, Differenzierungspotenzial bieten und besonderen Kundennutzen schaffen. Leistungen, die diese Kriterien nicht erfüllen, sind aus strategischer Sicht potenzielle Kandidaten für eine Fremdvergabe.

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Risikofaktoren

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Die systematische Risikoanalyse ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Fremdvergabeentscheidung:

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• Abhängigkeitsrisiken: Bewertung der Lieferantenmacht, Gefahr von Preiserhöhungen, Alternativen am Markt
• Know-how-Risiken: Gefahr des Abflusses von Wissen, langfristiger Verlust von Kernkompetenzen
• Qualitätsrisiken: Sicherstellung der Qualitätsstandards, Nacharbeitsaufwand
• Versorgungsrisiken: Lieferzuverlässigkeit, Flexibilität bei Bedarfsschwankungen, Reaktionszeit
• Reputationsrisiken: Auswirkungen auf das Unternehmensimage, insbesondere bei kundennahen Prozessen

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Ein bekanntes Beispiel für Versorgungsrisiken ist der Produktionsstillstand bei Ford im Jahr 1998 aufgrund fehlender Türschlösser. Dieses Ereignis verdeutlicht die potenziellen Risiken einer zu hohen Abhängigkeit von externen Lieferanten und unterstreicht die Bedeutung eines umfassenden Risikomanagements im Rahmen der Fremdvergabeanalyse.

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Operative Faktoren

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Die operativen Aspekte beeinflussen die tägliche Zusammenarbeit und die Effizienz der Prozesse:

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• Flexibilität: Anpassungsfähigkeit bei Bedarfsschwankungen, Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen
• Lieferzeiten: Zeitadäquate Verfügbarkeit der benötigten Leistungen
• Schnittstellenmanagement: Integration der externen Leistungen in die eigenen Prozesse
• Steuerbarkeit: Möglichkeiten der Einflussnahme und Kontrolle

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Die Berücksichtigung dynamischer Marktentwicklungen ist hierbei besonders wichtig. Eine steigende Nachfrage kann beispielsweise zu längeren Lieferzeiten bei externen Dienstleistern führen, was sich negativ auf die Verfügbarkeit der benötigten Leistungen auswirken kann. Diese Faktoren müssen mit der Auslastungssituation der eigenen Fertigung abgeglichen werden.

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Implementierung eines Make-or-Buy-Mechanismus

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Die Etablierung eines strukturierten Make-or-Buy-Mechanismus ermöglicht eine systematische und konsistente Entscheidungsfindung über Eigenleistung oder Fremdbezug. Ein solcher Mechanismus stellt sicher, dass Entscheidungen auf Basis objektiver Kriterien getroffen werden und nicht von subjektiven Einschätzungen oder Vorurteilen geprägt sind.

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Die Implementierung umfasst typischerweise folgende Schritte:

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1. Definition relevanter Bewertungskriterien: Festlegung der für das Unternehmen maßgeblichen Faktoren unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, strategischer, operativer und risikobezogener Aspekte
2. Gewichtung der Kriterien: Priorisierung der Faktoren entsprechend ihrer Bedeutung für das Unternehmen
3. Entwicklung eines Bewertungsschemas: Erstellung eines Scoring-Modells zur systematischen Bewertung der Alternativen
4. Institutionalisierung des Prozesses: Verankerung des Make-or-Buy-Mechanismus in den Unternehmensprozessen, idealerweise im Controlling
5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Kontinuierliche Evaluation und Weiterentwicklung des Mechanismus

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Die institutionelle Verankerung des Make-or-Buy-Mechanismus im Controlling sichert die Akzeptanz bei allen Beteiligten und gewährleistet eine konsistente Anwendung über verschiedene Bereiche und Zeiträume hinweg.

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Fallbeispiel: Fremdvergabeanalyse in der Fertigungsindustrie

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Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen stand vor der Entscheidung, die Produktion bestimmter Komponenten auszulagern. Die systematische Fremdvergabeanalyse umfasste folgende Schritte:

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Ausgangssituation und Zielsetzung

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Das Unternehmen produzierte bisher alle Komponenten selbst, sah sich jedoch mit steigenden Kosten und Kapazitätsengpässen konfrontiert. Ziel war es, durch die potenzielle Fremdvergabe bestimmter Nicht-Kernkomponenten die Wirtschaftlichkeit zu verbessern und Ressourcen für strategisch wichtigere Aufgaben freizusetzen.

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Vorgehen und Analyse

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Zunächst wurde vom Controlling ein Vergleichsstundensatz ermittelt, der die internen Fertigungskosten (variable Herstellkosten plus Fixkostenumlage) mit den externen Beschaffungskosten (variable Herstellkosten des Lieferanten, dessen Gemeinkostenumlage sowie Transaktionskosten) verglich.

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Anschließend wurden weitere Kriterien in die Analyse einbezogen:

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• Strategische Relevanz: Bewertung des Beitrags der Komponenten zur Wertschöpfung und Differenzierung
• Flexibilität: Bewertung der Lieferzeiten und der Reaktionsfähigkeit bei Bedarfsschwankungen
• Abhängigkeitsrisiko: Analyse der Lieferantenmacht und alternativer Bezugsquellen
• Qualitätsaspekte: Bewertung der zu erwartenden Qualität der fremdbezogenen Komponenten

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Ergebnisse und Umsetzung

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Basierend auf der umfassenden Analyse entschied das Unternehmen, bestimmte standardisierte Komponenten mit geringer strategischer Relevanz fremdzuvergeben. Für Komponenten mit hoher strategischer Bedeutung oder kritischen Qualitätsanforderungen wurde die Eigenfertigung beibehalten.

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Die Ergebnisse spiegelten sich insbesondere in einer optimierten Koordination und Kooperation der Bereiche Einkauf und Fertigung wider. Durch die Berücksichtigung vielfältiger Kriterien konnten Risiken minimiert und eine höhere Planungssicherheit erreicht werden. Nach einem Jahr zeigte sich eine Kostenreduzierung von 15% bei den ausgelagerten Komponenten und eine Steigerung der Produktivität in den strategischen Fertigungsbereichen um 20%.

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Fallbeispiel: Strategisches Outsourcing in der IT-Infrastruktur

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Ein multinationales Unternehmen führte eine Fremdvergabeanalyse für seine IT-Infrastruktur durch, um die Modernisierung und Optimierung der Systeme zu erreichen.

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Ausgangssituation und Zielsetzung

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Das Unternehmen betrieb seine IT-Infrastruktur seit Jahren intern, sah sich jedoch mit steigenden Kosten, veralteter Technologie und zunehmendem Fachkräftemangel konfrontiert. Ziel der Fremdvergabeanalyse war es, die Wirtschaftlichkeit zu verbessern, den Zugang zu innovativen Technologien zu sichern und die IT-Abteilung von Routineaufgaben zu entlasten.

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Vorgehen und Analyse

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Im Rahmen der Fremdvergabeanalyse wurden folgende Aspekte detailliert untersucht:

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• Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Vergleich der internen Betriebskosten (Hardware, Software, Personal, Energie) mit den Kosten verschiedener Cloud-Lösungen und Managed Services
• Strategische Bewertung: Analyse, inwieweit der IT-Betrieb zu den Kernkompetenzen des Unternehmens gehört
• Technologische Perspektive: Bewertung des Zugangs zu innovativen Technologien und Expertenwissen durch externe Dienstleister
• Risikobewertung: Analyse von Datenschutz- und Sicherheitsrisiken, Abhängigkeitsrisiken und möglichen Auswirkungen auf bestehende Prozesse

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Ergebnisse und Umsetzung

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Basierend auf der umfassenden Analyse entschied sich das Unternehmen für ein strategisches Outsourcing der IT-Infrastruktur an einen führenden Technologieanbieter. Durch die strategische Partnerschaft konnte das Unternehmen innerhalb von sechs Monaten seine Systeme in die Cloud migrieren. Dies führte zu einer Kostenreduzierung von 25% und einer Steigerung der Systemverfügbarkeit auf 99,9%. Zudem ermöglichte der Zugang zu innovativen Technologien eine schnellere Reaktion auf Marktanforderungen und verbesserte die globalen Kommunikationsprozesse erheblich.

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Besonders wertvoll war die Freisetzung interner IT-Ressourcen für strategische Projekte und Innovationen, was die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig stärkte. Die systematische Fremdvergabeanalyse stellte sicher, dass alle relevanten Faktoren berücksichtigt wurden und eine fundierte Entscheidung getroffen werden konnte.

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Digitalisierung der Fremdvergabeanalyse

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Die Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten für eine effizientere und präzisere Durchführung von Fremdvergabeanalysen. Moderne SRM-Systeme und spezialisierte Analysewerkzeuge unterstützen den Entscheidungsprozess und verbessern die Datenqualität und -verfügbarkeit.

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Digitale Werkzeuge zur Unterstützung der Fremdvergabeanalyse

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Folgende digitale Lösungen können den Analyseprozess maßgeblich verbessern:

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• Datenanalyse-Tools: Ermöglichen die Auswertung großer Datenmengen zur Identifikation von Kostenstrukturen und Optimierungspotenzialen
• Simulationstools: Erlauben die Modellierung verschiedener Szenarien und die Bewertung ihrer Auswirkungen
• Marktanalyse-Plattformen: Bieten Einblicke in Marktentwicklungen, Lieferantenlandschaften und Preisstrukturen
• Collaborative Sourcing Plattformen: Unterstützen die Zusammenarbeit zwischen internen Stakeholdern und externen Partnern
• KI-basierte Entscheidungsunterstützung: Analysiert komplexe Zusammenhänge und liefert datenbasierte Empfehlungen

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Integration in SRM-Systeme

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Die Integration der Fremdvergabeanalyse in bestehende SRM-Systeme bietet erhebliche Vorteile:

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• Datenkonsistenz: Nutzung einheitlicher Datenbasis für alle Entscheidungen
• Prozessintegration: Nahtlose Einbindung der Analyse in den Beschaffungsprozess
• Automatisierung: Reduzierung manueller Tätigkeiten und Fehlerquellen
• Transparenz: Verbesserter Überblick über Entscheidungen und ihre Grundlagen
• Compliance: Sicherstellung der Einhaltung definierter Prozesse und Kriterien

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Durch die digitale Transformation der Fremdvergabeanalyse können Unternehmen nicht nur die Effizienz des Prozesses steigern, sondern auch die Qualität der Entscheidungen verbessern. Die automatisierte Erfassung und Analyse relevanter Daten ermöglicht eine objektivere Bewertung der Alternativen und reduziert subjektive Einflüsse.

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Herausforderungen und Best Practices

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Die Durchführung einer effektiven Fremdvergabeanalyse ist mit verschiedenen Herausforderungen verbunden, für die es bewährte Lösungsansätze gibt:

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Typische Herausforderungen

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• Unzureichende Datenbasis: Fehlende oder ungenaue Kosteninformationen erschweren eine fundierte Bewertung
• Kurzfristiges Denken: Fokussierung auf kurzfristige Kosteneinsparungen ohne Berücksichtigung langfristiger Effekte
• Widerstand in der Organisation: Bedenken bezüglich Arbeitsplatzsicherheit und Kontrollverlust
• Komplexität der Bewertung: Schwierigkeit, qualitative Faktoren adäquat zu berücksichtigen
• Schnittstellenproblematik: Herausforderungen bei der Integration externer Leistungen in bestehende Prozesse

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Best Practices für erfolgreiche Fremdvergabeanalysen

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• Ganzheitlicher Ansatz: Berücksichtigung aller relevanten Dimensionen (wirtschaftlich, strategisch, operativ)
• Langfristperspektive: Einbeziehung mittel- und langfristiger Auswirkungen in die Bewertung
• Stakeholder-Einbindung: Frühzeitige Einbeziehung aller betroffenen Bereiche
• Transparente Kriterien: Klare Definition und Kommunikation der Bewertungskriterien
• Kontinuierliche Überprüfung: Regelmäßige Evaluation getroffener Entscheidungen
• Pilotprojekte: Testweise Umsetzung bei ausgewählten Leistungen vor großflächiger Implementierung

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Die erfolgreiche Durchführung einer Fremdvergabeanalyse erfordert ein strukturiertes Vorgehen und die Berücksichtigung aller relevanten Faktoren. Besonders wichtig ist dabei die Einbindung aller betroffenen Stakeholder, um deren Expertise zu nutzen und Widerstände frühzeitig zu adressieren.