Webinaraufnahme: Von Excel zu digitalen Lieferantenbewertungen – Warum für ASSMANN ein SRM eine essenzielle Ergänzung zum ERP ist

‍

‍

In der heutigen Beschaffung steht der Einkauf vor komplexen Herausforderungen: Mit steigender Lieferantenanzahl wachsen auch die Anforderungen an Transparenz, Effizienz und strategische Steuerung. Dennoch setzen viele Einkaufsabteilungen auf traditionelle Methoden wie Excel-Listen, um Lieferanten zu bewerten, Maßnahmen zu verfolgen und Kennzahlen zu dokumentieren. Was auf den ersten Blick pragmatisch wirkt, entwickelt sich mit zunehmender Komplexität schnell zum Risiko: manuelle Lieferantenbewertungen sind fehleranfällig, zeitintensiv und kaum skalierbar.

Auch bei ASSMANN Büromöbel, einem führenden Hersteller von Büroeinrichtungen, stieß man mit ERP-System und Excel an Grenzen.

‍

Im Webinar berichteten Charlotte Böß und Hannes Hartmann (Strategische Einkäufer bei ASSMANN), wie ihr Unternehmen den Umstieg auf ein digitales Supplier Relationship Management (SRM)-System vollzogen hat - und wieso sie der Meinung sind, dass ein SRM-System eine unverzichtbare Erweiterung zum ERP-System ist.

‍

‍

Ausgangslage bei ASSMANN: Manuelle Prozesse, fragmentierte Daten und wenig Transparenz

‍

Vor der Einführung von Tacto erfolgten Lieferantenbewertungen bei ASSMANN manuell und dezentral – in individuellen Excel-Dateien. Eine einheitliche Datenbasis fehlte, die Kommunikation mit anderen Abteilungen gestaltete sich aufwendig und der operative Fokus dominierte das Tagesgeschäft.

‍

Besonders herausfordernd war:

‍

• Die auftragsbezogene Einzelfertigung verlangte eine stabile, transparente Lieferantenbasis

‍

• Das bestehende ERP-System bot keine Funktionen für qualitative Lieferantenbewertungen

‍

• Zertifikate und Lieferantenstammdaten mussten händisch gepflegt und aufwendig zusammengetragen werden

‍

• Die Lieferantenentwicklung verlief reaktiv statt vorausschauend

‍

‍

Digitalisierung als Schlüssel zur Transparenz im Lieferantenmanagement

‍

Mit der Einführung der SRM-Software von Tacto wurde der Einkauf schrittweise von operativen Routinen entlastet und zu einer datengetriebenen Steuerungseinheit weiterentwickelt. Mit der Bündlung aller Lieferanteninformationen in einem System sollen digitale Transparenz, prozessgesteuerte Bewertungen und effiziente Zusammenarbeit erreicht werden. Im Zentrum stehen nun:

‍

• Zentrale Datenverfügbarkeit:
  Alle Informationen zu Lieferanten, Artikeln, Zertifikaten und Bewertungen sind an einem Ort verfügbar.

‍

• Individuelle Scorecards:
  ‍Quantitative und qualitative Bewertungskriterien lassen sich flexibel anpassen – mit Gewichtungen nach Warengruppen, Standorten oder strategischer Relevanz.

‍

• Automatisierte Prozesse: 
  ‍Von der Anforderung von Lieferantenzertifikaten bis zur Dokumentation von Maßnahmen läuft alles digital, nachvollziehbar und effizient.

‍

• Bereichsübergreifende Zusammenarbeit:
  ‍Abteilungen wie Qualitätssicherung, Nachhaltigkeit und Arbeitsvorbereitung werden eingebunden – für einen ganzheitlichen Blick auf die Lieferantenbasis.

‍

"Früher mussten wir Excel-Dateien manuell pflegen und abgleichen. Heute haben wir mit Tacto ein System, das unsere Lieferantenentwicklung strukturiert, nachvollziehbar und strategisch ausrichtet."
- Charlotte Böß, Strategische Einkäuferin bei ASSMANN

‍

‍

In vier Schritten von der manuellen Bewertung zur datenbasierten Steuerung

‍

Die digitale Lieferantenbewertung bei ASSMANN folgt einem strukturierten 4-Schritte-Prozess:

‍

1. Daten erfassen
   Alle Lieferantenstammdaten, Zertifikate und Dokumente werden in der SRM-Software zentral erfasst und automatisch aktualisiert.
   ‍
2. Lieferanten bewerten
   Scorecards ermöglichen individuelle Bewertungen auf Basis interner sowie externer Daten.
   ‍
3. Maßnahmen ableiten
   Auffällige Bewertungen lassen sich gezielt analysieren und führen zu konkreten Maßnahmen wie Audits oder Gesprächen.
   ‍
4. Ergebnisse nachverfolgen
   Alle Aktivitäten und Zuständigkeiten sind im System dokumentiert und jederzeit einsehbar – inklusive Kommentarfunktion für die teamübergreifende Abstimmung.

‍

‍

Ergebnisse: Mehr Transparenz, schnellere Entscheidungen, höhere Qualität

‍

Durch den Umstieg auf das digitale SRM-System von Tacto konnte ASSMANN innerhalb kürzester Zeit spürbare Verbesserungen erzielen:

‍

• Transparente Lieferantenbewertungen mit Vergleichbarkeit über Warengruppen hinweg

‍

• Vorbereitung auf Audits und ISO-Zertifizierungen läuft deutlich effizienter ab

‍

• Zentrale Steuerung aller Maßnahmen und klare Dokumentation von Verantwortlichkeiten

‍

• Erhöhte Akzeptanz bei den Teams durch intuitive Benutzeroberfläche und individuell anpassbare Bewertungslogiken

‍

• Schnellere Reaktion bei Lieferengpässen dank Echtzeitdaten und digitaler Frühwarnsysteme‍‍

‍

‍

Ausblick: Intelligente Preisanalysen und proaktive Hinweise in Vorbereitung

‍

Die Einführung des SRM Systems war für ASSMANN erst der Anfang. Nach dem erfolgreichen Einstieg in das digitale Lieferantenmanagement wird der nächste Schritt geplant: digitale Preisanalysen und Spend-Transparenz auf Basis der SRM-Daten.

‍

Ziel ist es, künftig auf Knopfdruck zu erkennen, welche Artikelgruppen die höchsten Kostenanstiege verursachen, wie sich Preise bei verschiedenen Lieferanten entwickelt haben und wo Verhandlungspotenzial besteht.

‍

Diese Erweiterung soll es dem Einkauf ermöglichen, Einsparpotenziale systematisch zu identifizieren, strategische Verhandlungen datenbasiert vorzubereiten und den strategischen Einkauf im Mittelstand weiter zu professionalisieren.

‍

‍

Fazit: SRM als Schlüssel für digitalen und resilienten Einkauf

‍

Der Wechsel von Excel zu einem SRM-System hat den Einkauf bei ASSMANN nicht nur digitalisiert, sondern nachhaltig strategisch aufgestellt. Durch strukturierte Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und eine zentrale Datenbasis kann der Einkauf heute schneller, transparenter und wirkungsorientierter agieren.

‍

Die Einführung digitaler Lieferantenbewertungen ist für ASSMANN kein Endpunkt, sondern der Beginn einer datengetriebenen Einkaufsstrategie. Mit der Anbindung weiterer Funktionen wie Preisanalysen, Spend Insights oder Compliance-Checks entwickelt sich der Einkauf zunehmend zu einem zentralen Werttreiber – effizient, transparent und zukunftssicher.