Webinaraufnahme: Strategisches Warengruppenmanagement – Datenbasiert Kosten senken und Lieferrisiken minimieren

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Im Webinar zeigten Hans Boot (Partner bei Durch Denken Vorne Consult) und Jana Maass (Einkaufsexpertin bei Tacto), wie Unternehmen mit einem strukturierten, datenbasierten Warengruppenansatz ihre Beschaffung effizienter aufstellen.

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Dabei wird deutlich: Wer Warengruppen nicht aktiv steuert, vergibt Einsparpotenziale, gefährdet Versorgungssicherheit und verliert die Kontrolle über strategische Einkaufsentscheidungen.

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Vom operativen Reagieren zum strategischen Steuern

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Warengruppenmanagement bedeutet mehr als nur die Kategorisierung von Artikeln. Es ist der Einstieg in ein systematisches, datenbasiertes Einkaufsmanagement, das folgende Ziele verfolgt:

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• Kosteneinsparungen realisieren durch gezielte Bündelung, Rahmenverträge und Benchmarking

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• Versorgungsrisiken identifizieren und steuern, etwa bei hoher Lieferantenabhängigkeit

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• Transparenz schaffen über Einkaufsvolumina, Preisentwicklungen und Konditionen

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• Zusammenarbeit stärken durch standardisierte Prozesse und einheitliche Rollen

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• Den Einkauf strategisch ausrichten, z. B. für Nachhaltigkeitsanforderungen, Lieferkettengesetze oder Innovationen

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So gelingt der Einstieg: Warengruppen definieren & strukturieren

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Ein effektives Warengruppenmanagement beginnt mit der Analyse des Einkaufsvolumens: Wer kauft was, bei wem und zu welchen Konditionen?

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Auf dieser Basis erfolgt die Entwicklung eines geeigneten Warengruppenschlüssels – idealerweise mit hierarchischer Struktur, eindeutigen Begriffen und überschaubarer Anzahl an Hauptgruppen.

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Typische Zuordnungskriterien:

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• Gemeinsame Materialien

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• Vergleichbare technische Anforderungen

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• Gleiche oder ähnliche Lieferanten

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Vermeiden sollten Unternehmen:

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• Generische Kategorien wie „Sonstiges“ oder „Investitionen“

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• Zu feine Aufteilungen, die keine strategische Aussagekraft haben

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• Warengruppen mit geringem Einkaufsvolumen

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Strategien ableiten: Wie Angebots- und Nachfragemacht den Kurs bestimmen

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Je nach Position des Unternehmens im Markt – also der Angebots- und Nachfragemacht – ergeben sich unterschiedliche Einkaufsstrategien, z. B.:

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• Bündelung und Standardisierung bei hoher Nachfragemacht

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• Lieferantenentwicklung und Innovation bei geringer Angebotsdichte

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• Benchmarking und Konditionenvergleiche bei hoher Marktdurchdringung

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• Technische Alternativen und Spezifikationsentfeinerung bei Versorgungsengpässen

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Diese Strategien ermöglichen es, Kostenvorteile zu nutzen, Risiken aktiv zu managen und die eigene Verhandlungsposition zu stärken.

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Softwaregestützt umsetzen – mit Tacto als SRM-Lösung

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Tacto unterstützt Unternehmen dabei, das Warengruppenmanagement nicht nur zu planen, sondern operativ umzusetzen:

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• Übersicht über die gesamte Artikellandschaft per Knopfdruck

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• ABC-Analyse zur Priorisierung wichtiger Warengruppen

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• Strategiedefinition inklusive Zielen, KPIs und Maßnahmen

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• Zentrales Maßnahmentracking mit klarer Verantwortlichkeit

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• Integration mit Lieferantenbewertungen, Zertifikaten und Preisentwicklungen

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"Tacto macht aus dem Warengruppenmanagement ein dynamisches Steuerungsinstrument – datenbasiert, transparent und einfach in der Anwendung." – Jana Maass, Tacto

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Fazit: Ohne Warengruppenstrategie kein strategischer Einkauf

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Ein durchdachtes Warengruppenmanagement ist die Basis für Kostensenkung durch datengetriebene Entscheidungen, Risikoabsicherung entlang der Lieferkette, Standardisierung und bessere Zusammenarbeit im Unternehmen und strategische Priorisierung und Digitalisierung der Einkaufsprozesse.

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Der erste Schritt? Einkaufsdaten strukturieren, Warengruppen definieren und Transparenz schaffen – zum Beispiel mit Tacto als SRM-Software für den Mittelstand.