Zukunftssicherer Einkauf durch datengetriebene Entscheidungen und Automatisierung manueller Aufgaben

Herausforderung:

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Seit geraumer Zeit spielte das Thema Einkaufsdigitalisierung eine Rolle bei ME, sodass ME sich Anfang 2019 auf die Suche nach einer Lösung für den Einkauf gemacht hat, die einerseits alle Zahlen, Daten und Fakten transparent in einem Einkaufscockpit abbildet und andererseits langwierige strategische Prozesse sowie Abläufe verschlankt und digitalisiert. Zu diesem Zeitpunkt hatte ME proALPHA als ERP-System in Benutzung, mit dem es lediglich möglich war, die operativen Einkaufstätigkeiten systemseitig abzuwickeln. Jedoch wurde der strategische Einkauf bislang gar nicht systemseitig unterstützt: manuelle und Excel-basierte Datenauswertungen, mühsame und MS Office-basierte Organisationsprozesse mit Lieferanten sowie aufwendige Preisauswertungen waren Teil des Tagesgeschäfts. Beispielsweise war es ME nicht möglich, zuverlässige Auswertungen zu Artikeln, Lieferanten und Warengruppen zu machen bzw. Preisentwicklungen einzusehen.

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Bei fast 400 versendeten Preisanfragen im Jahr war die Konsolidierung der Angebote und die Auswertung sehr zeitaufwendig und hat das gesamte Einkaufsteam mehrere Tage im Monat gekostet. Ähnlich dazu hat ME ca. zwei bis drei Tage im Monat dafür aufgewendet, gemeinsam mit der IT, Datenexporte aus dem ERP zu generieren, die Daten aufzubereiten und mithilfe von Excel auszuwerten. Dabei war es nicht unüblich, dass Datenfehler und -inkonsistenzen aufgetreten sind und die Auswertungen permanent überprüft werden mussten und dazu nur überschaubaren Mehrwert generieren konnten. Insbesondere als vergleichsweise kleine Einkaufsorganisation, mit 10 Mio. € Einkaufsvolumen und 5 Teilzeitmitarbeiterinnen war das gesamte Lieferanten- und Dokumentenmanagement des historisch gewachsenen Lieferantenportfolios mit über 400 aktiven  Lieferanten eine nahezu nicht zu bewältigende Herausforderung. Das Vorbereiten regelmäßiger Lieferantengespräche, Einholen von Lieferantenselbstauskünften sowie die Abfrage von ISO Zertifizierungen per Mail und MS Word haben das Tagesgeschäft dominiert und ca. drei Tage pro Monat eingenommen.

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Aus diesen Gründen und speziell in Zeiten von makroökonomischen Herausforderungen, wie Materialengpässen und steigenden Rohstoffpreisen, war der Wunsch nach einer systemseitigen Unterstützung im Einkauf groß. Jedoch hat sich die Suche nach einer Einkaufssoftware an vielen Stellen als enttäuschend dargestellt, geprägt von langwierigen und kostspieligen Implementierungsprozessen sowie einem begrenzten Mehrwert. Häufig handelte es sich um Insellösungen, die das Bedürfnis nach einer Software, die Prozess- sowie Datenwelt miteinander vereint, nur teilweise bedienen konnten. Oftmals konnten nach der initialen Implementierung einerseits lediglich graduelle Verbesserungen erzielt werden und andererseits waren häufig weitere Anpassungen mit Unterstützung der IT nötig. Auch Mitarbeiter haben sich mit den möglichen Alternativen schwergetan und haben sich nach einer intuitiven und anwenderfreundlichen Lösung gesehnt, um Preis- und Datenauswertungen durchzuführen. Beispielsweise hat die Bedienung des unternehmensweiten Datenauswertungstools umfangreiche und intensive Programmierkenntnisse erfordert, welche nicht nebenbei erlernt werden konnten.

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Insbesondere als wachsendes, kleines mittelständisches Unternehmen und Vorreiter für elektronische Lenksysteme hatte ME keine Zeit für solch ressourcenintensive und langwierige Implementierungen.

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Kurzum: Die Bedürfnisse eines KMUs wurden von den etablierten Softwareanbietern unzureichend abgedeckt. Anders bei Tacto.

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3 Bedürfnisse bzw. Herausforderungen, die ME bewältigen wollte

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Daten- und Ausgabetransparenz über Beschaffungsaktivitäten schaffen - ohne IT-Ressourcen sowie Excel-basierte und fehleranfällige Datenauswertungen

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Manuelle, operative Tätigkeiten im Einkauf automatisieren: Von Lieferantenonboarding über Dokumentemanagement bis hin zu Compliance Abfragen (REACH)

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Systemseitige Unterstützung, maßgeschneidert auf die Bedürfnisse eines KMU, die Daten- und Prozesswelt miteinander vereint

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‍Lösung

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In dem Urwald an Lösungen ist ME letztendlich durch die Weiterempfehlung von HUBTEX auf Tacto - die Einkaufssoftware für den industriellen Mittelstand - aufmerksam geworden. Die positiven Erfahrungen sowie die ersten Einblicke haben ME schnell überzeugt, dass Tacto die Lösung für Digitalisierung sowie Vereinheitlichung der Daten- und Prozesswelt im KMU-Einkauf ist.

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“Insbesondere die Philosophie und Herangehensweise von Tacto, nah am Tagesgeschehen und im engen Austausch mit EinkäuferInnen aus dem Mittelstand die Software weiterzuentwickeln hat uns begeistert. Die Möglichkeit in einer Art Co-Innovation die Software als Kunde mitzugestalten ist einzigartig.”

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Innerhalb kürzester Zeit nach Kontaktaufnahme und nur zwei Wochen nach Bereitstellung der Daten aus dem ERP, konnte ME Preisentwicklungen und Lieferzeiten im Einkaufscockpit transparent nachvollziehen. Im Tagesgeschäft konnte Tacto schnell Mehrwert stiften und relevante Prozesse digitalisieren, da die Software genau auf die Bedürfnisse des KMU-Einkaufs maßgeschneidert ist und Hand-in-Hand mit ME’s Einkaufsprozessen funktioniert.

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„Besonders beeindruckt hat uns dabei die schnelle und unkomplizierte Implementierung sowie die Mitnahme der Mitarbeiter von Tag 1. Mitarbeiter fragen proaktiv nach Zugang zu der Software und sind überaus zufrieden mit der Bedienung.“

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Vor allem durch die intuitive Bedienbarkeit, ist Tacto im Tagesgeschäft der MitarbeiterInnen zu einem geschätzten Tool geworden, da es die passenden Auswertungen liefert und so Komplexität im Einkauf reduziert. Ressourcen, die für manuelle Auswertungen aufgewendet worden wären, lassen sich nun für den strategischen Einkauf einsetzen, wodurch Maßnahmen gesetzt und fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Beispielsweise ist die Vorbereitung auf Lieferantengespräche leichter, da unter anderem Entwicklungen bei Lieferanten, Lieferzeiten, Materialien und Warengruppen direkt nachvollzogen werden können. Durch die transparente Übersicht der Beschaffungsaktivitäten im Einkaufscockpit, mitunter alle Preisentwicklungen und mögliche Einsparungspotenziale aufzeigt, lassen sich auch im Vertrieb direkt Preissteigerungen für Vorprodukte berechnen. Zudem kann ME mithilfe des Analytics Modul als Planungsgrundlage schwankende Lieferzeiten und unbemerkte Abweichungen aufdecken und gezielt verbessern.

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Darüber hinaus war es ME mit Tacto möglich, das Lieferantenmanagement sowie die Lieferantenbeziehungen erheblich zu verbessern. Beispielsweise können die EinkäuferInnen per Mausklick Anfragen mit digitalen Formularen an Lieferanten versenden. Zum einen ist es dadurch möglich neue Lieferanten direkt über Tacto einzuladen und die Onboarding-Abläufe inkl. Lieferantenselbstauskunft, Vereinbarungen und Dokumente, wie ISO-Zertifizierungen, abzuwickeln. Ebenfalls können dadurch Lieferantenlangzeiterklärungen (LLEs) und essenzielle Informationen zur REACH Verordnung von Lieferanten eingeholt werden und das Lieferantenportfolio nachhaltig ausgerichtet und weiterentwickelt werden. Mail Pingpong und zeitaufwendiges hin und her mit den Lieferanten ist damit Geschichte.

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„Mit Tacto haben wir eine skalierbare Lösung, die Hand-in-Hand mit unseren Einkaufsprozessen geht sowie mit uns, als stark wachsendem KMU, mitwächst. Dadurch ist es uns möglich, uns von fehleranfälligen Excel-Auswertungen zu verabschieden, und das Unternehmen in die Digitalisierung zu heben. Tacto deckt einfach alle Prozesse ab, für die wir eine Lösung gesucht haben. 

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3 Erfolge mit Tacto:

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Mit der Transparenz über Lieferantendaten und Beschaffungsaktivitäten konnte ME die Vorbereitungszeit auf Lieferantengespräche um bis zu 50 % reduzieren 

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Manuelle Prozesse, wie Lieferantenabfragen, Dokumentemanagement und Onboarding Prozesse in der Lieferantenverwaltung lassen sich strukturieren sowie automatisieren und führten zu einer Zeitersparnis von bis zu 50 %

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Das Zusammenspiel aus Prozess- und Datenwelt ermöglicht die Stärkung des strategischen Einkaufs sowie eine gezielte Steuerung der Einkaufsabteilung

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Was schätzt ME besonders an Tacto?

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„Auf persönlicher Ebene schätzen wir besonders die partnerschaftliche Zusammenarbeit sowie die Agilität und Bereitschaft auf Bedürfnisse von uns einzugehen. Bei Tacto wird auf die individuellen Kundenbedürfnisse eingegangen und wir haben die Möglichkeit, mit unseren Ideen und unserem Feedback das Produkt mitgestalten zu können.“

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Vielen Dank an Robin und das gesamte Team von Mobil Elektronik für unsere partnerschaftliche und vertrauenswürdige Zusammenarbeit. Insbesondere die Kollaboration im Rahmen von Webinaren oder Veranstaltungen des BME bereitet uns große Freude! Herzlichen Glückwunsch auch nochmal zum Gewinn des BME Procurement Excellence Award für KMUs mit Tacto als Beispiel für erfolgreiche Digitalisierung im Einkauf.

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Durch Kunden und Partner wie euch, ist es möglich unser Produkt im engen Austausch und nah am Tagesgeschehen immer weiterzuentwickeln, mit dem Ziel Einkaufsorganisationen zukunftssicher zu gestalten. Wir freuen uns schon auf die weitere Zusammenarbeit mit euch!

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