Webinaraufnahme: Warengruppenmanagement: Wer analysieren kann, ist klar im Vorteil

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Warum ist Warengruppenmanagement entscheidend?

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Eine zielgerichtete Warengruppenstrategie kann im Einkauf wesentliche Einsparpotenziale freisetzen. Herr Sundermann, Einkaufsexperte und Geschäftsführer von „Durchdenken Vorne Consult“, wies darauf hin, dass der Einkauf einen enormen Einfluss auf das Unternehmensergebnis hat. Wird eine Einsparung von nur 4 % des Einkaufsvolumens erzielt, so wirkt sich dies direkt auf die Gewinnmarge aus und kann, im Vergleich zum Umsatzwachstum, einen weitaus größeren Effekt auf das Ergebnis haben. Hier setzt das Warengruppenmanagement an, um mit gezielten Analysen und klarer Strukturierung Transparenz und Effizienz zu schaffen.

Die Umsetzung einer Warengruppenstrategie sollte jedoch gut durchdacht sein. Herr Sundermann erklärte anschaulich, dass Warengruppen eine wichtige Rolle im Einkauf spielen, aber in ihrer Ausgestaltung häufig Fehler gemacht werden. Zu detaillierte oder unübersichtliche Gruppierungen, wie etwa die Zerlegung der Gruppe „Werkzeuge“ in viele technikspezifische Untergruppen, erschweren die strategische Beschaffung unnötig und schaffen keine wertvolle Datengrundlage. Stattdessen sollten sich Unternehmen auf übergeordnete, einkaufsrelevante Warengruppenstrukturen fokussieren, die klar und effizient für die Steuerung eingesetzt werden können.

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Zentrale Herausforderungen und Best Practices im Warengruppenmanagement

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Im Einkauf sind es besonders drei zentrale Herausforderungen, die bei der Erstellung und Implementierung einer Warengruppenstrategie beachtet werden sollten:

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1. Transparenz schaffen
   Zu Beginn jeder Warengruppenstrategie steht die Datenerhebung und -analyse. Daten sollten einheitlich strukturiert und vollständig erfasst sein. Auch wenn die Datenqualität schwankt, ist es entscheidend, Transparenz über das Einkaufsvolumen und die Lieferantenstruktur zu schaffen. In der Regel sind ERP-Systeme zwar eine gute Quelle, jedoch empfehlen sich spezielle Tools, die Daten gezielt aufbereiten und verständlich darstellen können. So lassen sich Aussagen über Abhängigkeiten, Preisentwicklungen und Lieferantenqualität präzise treffen.
2. Teamwork fördern
   Herr Sundermann betonte die Bedeutung der Zusammenarbeit zwischen strategischem und operativem Einkauf sowie die Einbindung von Fachabteilungen wie Technik oder Entwicklung. Gemeinsam können Spezifikationen, Bündelungen und langfristige Bedarfsprognosen erarbeitet werden, die dann in strategische Maßnahmen überführt werden. Der Einkauf sollte sich als abteilungsübergreifender Vermittler sehen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Synergien zu nutzen.
3. Fokus auf die richtigen Strategien legen
   Ein systematischer Ansatz, der auf der Analyse von Machtverhältnissen zwischen Einkauf und Lieferanten basiert, bietet die Grundlage für die Auswahl der richtigen Strategien. Dabei spielen folgende Fragen eine zentrale Rolle: Wie groß ist die Nachfragemacht des eigenen Unternehmens, und welche Marktstellung hat der Lieferant? Die Antwort darauf bestimmt, ob zum Beispiel eine Bündelungsstrategie, eine Kooperation mit anderen Unternehmen oder ein Fokus auf Lieferantenwechsel die richtige Wahl ist.

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Tacto als Unterstützer im datengetriebenen Warengruppenmanagement

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Während das „Durchdenken Vorne Consult“ die strategische und analytische Seite des Warengruppenmanagements im Webinar abdeckte, stellte Caroline Rückhal von Tacto, einem Anbieter für digitale Einkaufs- und Lieferkettenlösungen, die Softwarelösung des Unternehmens vor, die speziell für den Mittelstand entwickelt wurde. Tacto bietet datengetriebene Einblicke in Einkaufsprozesse und ermöglicht so eine transparente und effektive Steuerung des Warengruppenmanagements. Dabei liegt der Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und minimalem IT-Aufwand, um den Einstieg zu erleichtern und schnelle Ergebnisse zu erzielen.

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Kernfunktionen der Tacto-Lösung:

• Warengruppen-Analysen in Echtzeit: Mithilfe eines übersichtlichen Dashboards wird die Entwicklung der Warengruppen über Zeiträume und Lieferanten hinweg abgebildet. Einkaufsvolumina, Preisentwicklungen und Abhängigkeiten werden auf Knopfdruck sichtbar und bieten eine klare Entscheidungsgrundlage.
• Strategieumsetzung: Aufgaben und Maßnahmen können innerhalb der Plattform erstellt und verwaltet werden. So können Preisverhandlungen oder Lieferantenwechsel, die sich aus der Analyse ergeben, direkt in konkrete Aufgaben übersetzt werden. Die Maßnahmenverfolgung bleibt dadurch transparent und lässt sich strukturiert nachverfolgen.
• Integrierte Preisentwicklung und Risikomanagement: Preisausreißer und plötzliche Volumenänderungen bei bestimmten Lieferanten oder Artikeln lassen sich erkennen und gezielt analysieren. Das Tool unterstützt so nicht nur die Verhandlungsvorbereitung, sondern auch eine langfristige Preisstrategie im Einkauf.

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Durch diese umfassende Unterstützung können Unternehmen im Mittelstand eine strategische und effiziente Warengruppensteuerung implementieren, die sich an klaren Kennzahlen und Umsetzungsmaßnahmen orientiert.

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Fazit: Der Weg zum erfolgreichen Warengruppenmanagement

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Das Warengruppenmanagement ist eine essentielle Disziplin, die im Einkauf des Mittelstands das Potenzial hat, signifikante Einsparungen und Wettbewerbsvorteile zu realisieren. Der gezielte Einsatz von Analysetools wie Tacto, kombiniert mit einem strategischen, teamorientierten Ansatz, schafft die notwendigen Grundlagen, um Beschaffungsprozesse zu optimieren. Unternehmen sollten ihre Warengruppen regelmäßig überprüfen und gezielt steuern, um Lieferantenabhängigkeiten zu verringern, Kosten einzusparen und langfristig die eigene Position am Markt zu stärken.

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Empfehlungen für ein erfolgreiches Warengruppenmanagement:

• Datenqualität verbessern und regelmäßige Analysen vornehmen: Nur eine vollständige und aktuelle Datenbasis ermöglicht fundierte Entscheidungen und schafft Transparenz.
• Teamarbeit stärken und interne Abteilungen einbinden: Strategische Entscheidungen im Einkauf profitieren von fachlichem Input aus verschiedenen Abteilungen und sollten eng abgestimmt werden.
• Strategie zielgerichtet und handlungsorientiert umsetzen: Strategien müssen nicht komplex sein. Ein klarer Fokus auf die Umsetzung ist entscheidend, um Erfolge im Einkauf langfristig zu sichern.

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Der Einkauf spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Ein strukturiertes Warengruppenmanagement und die Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern wie Tacto sind wichtige Schritte, um diese Funktion zu stärken und das Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.

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