Webinaraufnahme: Strategisches Lieferantenmanagement und nachaltige Partnerschaften: Erfolgsfaktoren bei Oculus

Ausgangslage: Von operativen Prozessen zum strategischen Einkauf

‍

Oculus, ein Traditionsunternehmen im Bereich Medizingeräte, steht für hohe Qualitätsstandards und komplexe Zulieferketten, die durch das wachsende Kundenaufkommen immer mehr unter Druck geraten sind. Die Notwendigkeit, Lieferanten umfassend und in Echtzeit zu managen, wurde besonders in den letzten Jahren deutlich.

‍

Zu Beginn stand Oculus vor einer Reihe von Herausforderungen:

• Mangelnde Transparenz: Keine klare Datenstruktur oder Warengruppenzuordnung für die Materialbeschaffung.
• Zeitaufwändige Datenpflege: Wichtige Lieferantendaten wie Zertifikate, Dokumentationen und Selbstzertifikationen waren schwer abrufbar.
• Steigende regulatorische Anforderungen: Besondere Normen und Regularien der Medizintechnik (z. B. MDR, ISO 13485) erfordern eine umfassende Dokumentation und Überwachung.
• Erheblicher administrativer Aufwand: Ohne digitale Unterstützung kosteten die Verwaltung und Prüfung der über 600 Lieferanten enorm viel Zeit.

‍

Hier griff Oculus zur Softwarelösung von Tacto, um Transparenz zu schaffen, den Einkauf digital zu organisieren und partnerschaftliche Beziehungen langfristig auszubauen.

‍

‍

Transformation zum strategischen Einkauf: Implementierung und erste Schritte

‍

Die Einführung von Tacto als zentrale Software diente bei Oculus mehreren Zwecken:

1. Spend-Analyse und Warengruppeneinteilung
   Zunächst wurde eine umfassende Analyse durchgeführt, um die Ausgaben und Warengruppen zu klassifizieren. Durch die neuen Einblicke konnte Oculus genau nachvollziehen, welche Materialien bei welchen Lieferanten in welchem Umfang bezogen wurden. Dies ermöglichte es dem Team, strategische Entscheidungen zu treffen, zum Beispiel durch Auswahl geeigneter Lieferanten für besonders kritische Komponenten.
2. Digitalisierung der Lieferantendaten und Automatisierung der Lieferantenbewertung
   Mit Tacto wurden die notwendigen Daten zu jedem Lieferanten gesammelt und automatisch aktualisiert. Die Einkaufssoftware ermöglichte es, Dokumente wie Langzeiterklärungen oder Zertifikate digital zu hinterlegen und aktuelle Statusberichte über die Qualität und Performance der Lieferanten anzufordern. Eine stetige und objektive Bewertung der Lieferantenbasis war hier das Hauptziel, was durch regelmäßige Abfragen und übersichtliche Analysemöglichkeiten gewährleistet wird.
3. Langfristige, nachhaltige Partnerschaften durch transparente Lieferantenbewertung
   Mit der Strukturierung des Einkaufs und der Transparenz über die Lieferantenbasis kann Oculus strategische Partnerschaften fördern, die beiden Seiten zugutekommen. Tacto bot die Möglichkeit, neue und potenzielle Lieferanten gezielt zu identifizieren, deren Leistung zu vergleichen und unter Berücksichtigung der Nachhaltigkeitsaspekte eine belastbare Beziehung aufzubauen.
4. Verknüpfung mit ERP-Systemen
   Eine große Herausforderung bei der Einführung einer neuen Software ist oft die Anbindung an bestehende Systeme. Tacto konnte problemlos an das ERP-System von Oculus angebunden werden und regelmäßig die notwendigen Daten übertragen, ohne dabei die ERP-Infrastruktur zu belasten. Damit bleiben auch bei stetiger Datenerhebung und Aktualisierung alle Systeme synchron.

‍

‍

Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit im Fokus

‍

Tacto bietet eine umfassende Lösung, um nicht nur Einkaufsprozesse zu optimieren, sondern auch zukunftssichere und nachhaltige Lieferketten aufzubauen:

• Effizienz im operativen Einkauf
  Durch die Automatisierung von Standardprozessen im operativen Einkauf spart das Team wertvolle Ressourcen, die für die strategische Arbeit zur Verfügung stehen. Tacto deckt hier ein breites Spektrum ab, von Lieferantenzertifikaten über Onboarding-Prozesse bis hin zur automatisierten Verwaltung von Compliance-Dokumenten.
• Datengetriebene Entscheidungen im strategischen Einkauf
  Daten und Analysen sind das Herzstück jeder modernen Einkaufsabteilung. Durch Tacto erhält das Team von Oculus detaillierte Spend-Analysen und Performance-Überblicke, um die Einkaufsstrategie kontinuierlich anzupassen und potenzielle Kosteneinsparungen zu identifizieren.
• Compliance und Risikomanagement in der Lieferkette
  Mit dem in Tacto integrierten Modul zum Lieferkettengesetz (LKSG) erfüllt Oculus die gesetzlichen Anforderungen ohne großen Mehraufwand. Besonders die digitale Verwaltung und Rückverfolgung von Nachhaltigkeitsdaten und Risikofaktoren unterstützt Oculus dabei, die hohen Qualitätsansprüche in der Medizintechnik zu sichern und den gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden.

‍

‍

Fazit: Tacto als wertvoller Partner im strategischen Einkauf

‍

Im Verlauf des Webinars wurde deutlich, wie die Umstellung von einem operativen zu einem strategischen Einkaufsprozess bei Oculus zu spürbaren Effizienzgewinnen geführt hat. Die nachhaltige Ausrichtung und das transparente Lieferantenmanagement geben dem Unternehmen die Flexibilität, Risiken proaktiv zu managen und langfristige Partnerschaften aufzubauen. Der Einblick in die Software Tacto zeigte, dass mit der richtigen digitalen Lösung nicht nur Zeit und Kosten gespart werden, sondern auch eine zukunftssichere und nachhaltige Lieferkette aufgebaut werden kann.

‍

‍

Webinar-Fragerunde: Häufig gestellte Fragen

‍

1. Müssen sich die Lieferanten bei Tacto registrieren?
Nein, Tacto setzt auf Benutzerfreundlichkeit, sodass Lieferanten ohne Registrierung über das System kommunizieren und Dokumente hochladen können.

‍

2. Wie ist Tacto in Bezug auf DSGVO und Datensicherheit aufgestellt?
Tacto wird in Europa, auf Servern in Deutschland und den Niederlanden, DSGVO-konform betrieben. Dies sichert den Schutz sensibler Daten gemäß den europäischen Datenschutzbestimmungen.

‍

3. Eignet sich Tacto für Unternehmen mit komplexen ERP-Systemen?
Tacto ist flexibel einsetzbar und kann mit gängigen ERP-Systemen (z. B. SAP, Microsoft Dynamics) verknüpft werden. Auch ältere oder individuell angepasste ERP-Systeme lassen sich problemlos einbinden.

‍

‍

Interesse geweckt?

‍

Die Umstellung auf ein strategisches und nachhaltiges Lieferantenmanagement kann entscheidende Vorteile für mittelständische Unternehmen bringen. Wenn Sie erfahren möchten, wie Tacto auch Ihre Einkaufsprozesse verbessern kann, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

‍