Webinaraufnahme: Stammdatenqualität im Einkauf optimieren: Wie KI neue Potenziale erschließt
veröffentlicht am
21.11.2024
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Stammdatenqualität ist der Schlüssel zu Effizienz und Innovation im Einkauf. In einer Zeit, in der Daten die Grundlage jeder Entscheidung bilden und KI zunehmend Einzug in den Einkauf hält, wird die Qualität der Stammdaten im Mittelstand zum zentralen Faktor für strategische Resilienz und operative Exzellenz.
In unserem exklusiven Live-Webinar „Stammdatenqualität im Einkauf optimieren: Wie KI neue Potenziale erschließt“ wurde ein Thema beleuchtet, das für viele Unternehmen im Mittelstand immer mehr an Bedeutung gewinnt: die Rolle konsistenter Daten und moderner Technologien bei der Digitalisierung des Einkaufs. Robert Kaiser (Einkaufsexperte bei Tacto) zeigte, wie mangelhafte Stammdaten Unternehmen belasten, welche Herausforderungen damit verbunden sind und wie Künstliche Intelligenz heute und in Zukunft genutzt werden kann, um Stammdatenqualität nachhaltig zu verbessern und neue Effizienzpotenziale zu erschließen.
Die Qualität von Stammdaten spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg und die Effizienz des Einkaufs in Unternehmen, insbesondere im industriellen Mittelstand. In einer zunehmend datengetriebenen Wirtschaft sind fehlerfreie, konsistente und gut gepflegte Stammdaten nicht nur ein Grundpfeiler für operative Prozesse, sondern auch ein entscheidender Faktor für strategische Entscheidungen und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit.
Der industrielle Mittelstand steht vor einer Vielzahl an Herausforderungen: Die wachsende Komplexität globaler Lieferketten, strengere gesetzliche Anforderungen wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder der EU-Green-Deal sowie der zunehmende Druck, nachhaltiger und effizienter zu wirtschaften. All diese Faktoren verlangen eine einwandfreie Stammdatenqualität, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu optimieren und Risiken zu minimieren.
Viele mittelständische Unternehmen kämpfen mit inkonsistenten und fragmentierten Daten. Stammdaten sind häufig in verschiedenen Systemen verteilt – vom ERP-System über Excel-Tabellen bis hin zu manuellen Aufzeichnungen. Diese dezentrale Datenhaltung führt zu Problemen wie doppelten Einträgen, unvollständigen Informationen oder fehlerhaften Angaben. Der manuelle Aufwand für die Pflege dieser Daten ist enorm, und das Fehlen einer einheitlichen „Single Source of Truth“ macht es schwierig, standardisierte Prozesse oder transparente Analysen durchzuführen.
Diese Defizite haben weitreichende Auswirkungen: Von erhöhten Beschaffungskosten durch fehlerhafte Bestellungen über ineffiziente Lieferantenbewertungen bis hin zu rechtlichen und regulatorischen Risiken. Ohne eine klare Übersicht über Lieferantenqualifikationen, Zertifizierungen und Preisentwicklungen fehlt es Unternehmen an der notwendigen Grundlage, um ihre Einkaufsstrategien effektiv zu steuern und Optimierungspotenziale zu nutzen.
Eine systematische und automatisierte Datenpflege eröffnet zahlreiche Möglichkeiten. Mit gut gepflegten Stammdaten können Unternehmen nicht nur operative Fehler vermeiden, sondern auch strategischere Ansätze verfolgen. Beispiele sind die bessere Bewertung und Auswahl von Lieferanten, die automatisierte Erfassung und Auswertung von Zertifikaten sowie die Durchführung detaillierter Preis- und Leistungsanalysen. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern bildet auch die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und die Optimierung von Kostenstrukturen.
Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Integration von Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI). Diese ermöglicht es, Daten automatisch zu analysieren, Fehler zu erkennen und zu korrigieren oder neue Informationen zu ergänzen. So können Unternehmen beispielsweise veraltete Adressdaten durch Abgleiche mit externen Datenbanken aktualisieren oder Inkonsistenzen bei Umsatzsteuer-IDs automatisiert erkennen und beheben.
Innovative Supplier-Relationship-Management-Tools (SRM) wie Tacto bieten eine umfassende Plattform, um Stammdaten zentral zu verwalten und Prozesse zu automatisieren. Besonders hervorzuheben ist die Fähigkeit solcher Lösungen, bestehende ERP-Systeme nahtlos zu ergänzen und eine zentrale Metadatenbank zu schaffen, die alle relevanten Informationen integriert und konsolidiert.
Ein zentraler Vorteil moderner SRM-Systeme ist die Möglichkeit, Lieferantenprozesse vollständig zu digitalisieren – von der Onboarding-Phase über die Zertifikatsverwaltung bis hin zur Überwachung von Leistungskennzahlen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Datenkonsistenz und reduziert den manuellen Aufwand.
Mit der zunehmenden Integration von KI-gestützten Funktionen in Einkaufsprozesse sind Unternehmen in der Lage, noch effizienter und agiler zu arbeiten. Einkauf 4.0 steht für die vollständige Digitalisierung und Automatisierung operativer und strategischer Einkaufsprozesse. In der nächsten Entwicklungsstufe – dem Einkauf 5.0 – wird künstliche Intelligenz nicht nur als unterstützendes Werkzeug genutzt, sondern übernimmt proaktiv Entscheidungen, gibt Optimierungsempfehlungen und verbessert sich durch selbstlernende Algorithmen kontinuierlich.
Zukünftige Szenarien beinhalten unter anderem automatisierte Preisbenchmarks, die Analyse von Lieferantenrisiken auf Basis globaler Datenströme oder die Echtzeitüberwachung von Compliance-Vorgaben. Durch diese Entwicklungen können mittelständische Unternehmen ihre Einkaufsstrategien noch zielgerichteter ausrichten und dabei gleichzeitig Kosten sparen, Risiken minimieren und ihre Nachhaltigkeitsziele verfolgen.
Die Qualität von Stammdaten ist eine der entscheidenden Stellschrauben für die Effizienz und Zukunftsfähigkeit des Einkaufs. Unternehmen, die heute in die Digitalisierung ihrer Daten und Prozesse investieren, legen den Grundstein für nachhaltigen Erfolg. Tools wie Tacto bieten nicht nur die Möglichkeit, aktuelle Herausforderungen zu bewältigen, sondern ermöglichen auch eine schrittweise Einführung zukunftsweisender Technologien wie KI. Die Reise hin zu einem datengetriebenen und intelligenten Einkauf ist für den industriellen Mittelstand nicht nur machbar, sondern auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Die Bedeutung von Daten und KI im Einkauf wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Besonders im Hinblick auf Nachhaltigkeit, Resilienz und Compliance wird der Druck auf Unternehmen steigen, ihre Prozesse zu digitalisieren und datenbasiert zu optimieren. Unternehmen, die diese Entwicklung frühzeitig aufgreifen, sichern sich nicht nur einen Vorsprung im Wettbewerb, sondern positionieren sich auch als Vorreiter in einer zunehmend digitalisierten Welt.
