Lieferantengespräche im Mittelstand - Vorbereitung und Durchführung
veröffentlicht am
12.11.2024
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Ihre Checkliste zur erfolgreichen Verhandlung mit Lieferanten im Mittelstand. Wer gegen gut geschulte Vertriebsprofis bestehen will, muss sie aus der Reserve locken: Bleiben Sie souverän mit allen Zahlen, Daten & Fakten zur Geschäftsbeziehung und wehren Sie fadenscheinige Argumente mit Detailwissen zum Lieferanten ab. Mit der Checkliste von Tacto haben Sie ein solides Grundgerüst für Ihre nächste Verhandlung in der Hand.
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Eine solide Datenbasis gibt Ihnen die richtigen Argumente
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Ihren Lieferanten und die Ausgangssituation verstehen
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Quantifizierbare Ziele definieren
Wie viel beziehe ich von einem Zulieferer? Wie haben sich seit dem letzten Gespräch die Preise entwickelt und wie viele Reklamationen gab es in der Zwischenzeit?
All das sind Fragen, die Sie vor dem Lieferantengespräch bereits klären können und für eine zielgerichtete Verhandlung unerlässlich sind. Neben der Entwicklung des Einkaufspreises sollten hier vor allem die Versorgungssicherheit durch den Lieferanten und die Qualität des gelieferten Produkts im Vordergrund stehen.
Eine gute Datengrundlage liefert in vielen Fällen das Grundgerüst, um im späteren Preispoker die Oberhand zu behalten. Gerade für KMU’s ist Excel das Instrument der Wahl zur analytischen Vorbereitung von Lieferratenterminen und zur Aufbereitung von historischen Lieferdaten. Hier bleibt zu beachten, dass manuelle Auswertungen, die eigenhändig vorgenommen werden, zu einer lückenhaften bis falschen Datengrundlage führen können. So kommt es nicht selten vor, dass sich bei der Eingabe der Formeln Fehler einschleichen oder die exportierten Daten unvollständig sind. Beides führt dazu, dass die spätere Auswertung verzerrt wird und daraus falsche Schlüsse gezogen werden.
Neben Excel, gibt es mittlerweile weitere E-Procurement Lösungen, die zu einer weitaus genaueren Datenauswertung beitragen. Einige Software-Lösungen bieten dabei einfache Handhabung und nehmen die Analysen automatisch vor, um diese aufbereitet im Einkaufscockpit zu visualisieren und abzubilden.
Analytics mit Tacto
Mit der Software-Lösung von Tacto können sich Einkaufsabteilungen mittelständischer Unternehmen schnell und kostengünstig auf Lieferantengespräche vorbereiten. Auf Knopfdruck kann der Einkäufer im Einkaufscockpit auf alle relevanten Daten zugreifen, Preisentwicklungen und Lieferströme nachvollziehen und das ohne Einsatz größerer IT-Ressourcen.
Mehr über Tacto erfahren
Nur wenn Sie Ihren Lieferanten, seine Marktanteile, Vorlieferanten und Kosten sowie seine aktuelle Finanzlage genauestens kennen, verstehen Sie die Ausgangssituation, mit der Ihr Gesprächspartner in die Verhandlung geht. Das bildet die Grundlage, um sich gezielt auf seine Argumentation einzustellen.
Gerade bei einer angespannten Marktlage, mit steigenden Preisen und drohenden Lieferengpässen, kann eine Auseinandersetzung mit der Position des Lieferanten viel Geld sparen: Nicht alle Preissteigerungen in jeder Höhe sind gerechtfertigt - viele Verkäufer nutzen angespannte Marktlagen, um den Profit zu erhöhen.
Mit einfachen betriebswirtschaftlichen Rechenmethoden, wie z. B. einer Preisstrukturanalyse, können die Preise des Zulieferers zumindest teilweise aufgeschlüsselt und in die Kostenstruktur zerlegt werden. Gerade wenn der Lieferant nah am Rohstoff angesiedelt ist, sind die aktuellen Marktpreise einfacher nachvollziehbar und die Kalkulation gewinnt an Genauigkeit.
Lieferantenbeziehungen sind meist auf Jahre oder sogar Jahrzehnte ausgelegt. Über die Jahre ergeben sich meist mehrere direkte und indirekte Kontaktpunkte mit einem Lieferanten. Über Messen, Mitbewerber oder Branchenkontakte lässt sich viel über einen Zulieferer herausfinden. Wer fällt die Entscheidungen im Unternehmen? Wie viel Verhandlungsmacht bringt der zuständige Verkäufer zum Lieferantengespräch mit und so weiter...?
Hier lohnt es sich, die gesammelten Informationen über die Jahre detailliert festzuhalten und vor dem Gespräch einen Blick in die Unterlagen zu werfen: Vielleicht hat ihr Gegenüber gar nicht so viel Entscheidungsgewalt im Unternehmen, wie er vorgibt?
Ziele lassen sich nur erreichen, wenn man sie vorher definiert. Es braucht jahrelange Erfahrung und Fingerspitzengefühl, die richtigen Ziele für die jeweilige Verhandlungsposition zu definieren. Die persönlichen Ziele für ein Lieferantengespräch können Sie dabei ruhig ambitioniert formulieren. Hierbei sollte jedoch die Erreichbarkeit im Hinterkopf behalten werden: Die Maxime der Zielsetzung lautet: „hoch, aber realistisch begründbar“.
Im Grunde geht es darum, valide und gut messbare Ziele zu formulieren, die auf Basis ihrer Recherche und Analyse in das Gespräch eingebracht werden können.
Mögliche Ziele könnten zum Beispiele sein:
Gerade bei einer erwarteten harten Verhandlung, macht es durchaus Sinn, vor dem Gespräch höhere und messbare Ziele anzusetzen, als Sie erreichen können.
Der Grund ist simpel und in der menschlichen Psychologie verankert: Wenn Ihr Gesprächspartner wiederholt Ihre Wünsche ablehnt, wird er sich mit hoher Wahrscheinlichkeit irgendwann verpflichtet fühlen, auch einmal „Ja“ zu sagen. Sie können im Gespräch immer voraussetzen, dass Ihr Gesprächspartner genau wie Sie an einer gemeinsamen Lösung interessiert ist. Im Endeffekt sollen solche Gespräche zu einer Win-win-Situation führen. Oberstes Ziel für all Ihre Verhandlungen sollten immer langfristige Partnerschaften mit Lieferanten sein.
Weitere Fragen und eine allgemeine Hilfestellung zur Vorbereitung Ihres nächsten Lieferantengesprächs haben wir Ihnen in einer umfassenden Checkliste zusammengestellt.
