Kennzahlentransparenz im Einkauf schaffen und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz integriert und smart lösen

Herausforderungen im Einkauf

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Zum Jahreswechsel 2018/2019 wurde der Einkauf bei KNOLL in einen strategischen und einen operativen Bereich aufgeteilt. Im Wandel der Bedeutung des Einkaufs und dem Wachstum von KNOLL war es notwendig, den Einkauf neu zu gliedern. SAP bietet leider nur beschränkt Auswertungen und kaum Visualisierungen an.

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Dezentralisierung & Intransparenz

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Beispielsweise berechnete jeder Einkäufer manuell die benötigten Kennzahlen in eigenen und dezentral organisierten Excel-Dateien. Zudem wurden unterschiedliche Berechnungslogiken angewandt, was zu verschiedenen Kennzahlen führte. Während ein Einkäufer die Berechnung auf Basis der Bestellmengen durchführte, nutzte ein anderer die Rechnungsmenge als Grundlage, wodurch ein zeitlicher Versatz resultierte.

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Diese Intransparenz und dezentral organisierten Prozesse waren für KNOLL der ausschlaggebende Grund, sich 2021 intensiv mit der Digitalisierung des Einkaufs zu beschäftigen – mit dem Fokus auf Kennzahlentransparenz.

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Das übergeordnete Ziel bestand darin, eine schlanke Lösung zu implementieren, die optimal zu den Strukturen und Anforderungen von KNOLL im Einkauf passt. Besonders im Fokus standen dabei die Transparenz der Einkaufskennzahlen, wie das Einkaufsvolumen pro Lieferant und die Identifikation von Renner-Artikeln, sowie die Einheitlichkeit der Kennzahlen, die zentralisiert und für alle zugänglich sein sollten aber auch Verläufe, Entwicklungen und Vergleiche über eine wählbare Zeit.

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Tacto als Lösung

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Im Vergleich zu anderen Lösungen überzeugte Tacto durch seine Flexibilität und Agilität. Andere Lösungen waren sehr starr und nicht geeignet für den Mittelstand sowie die Anforderungen von KNOLL. KNOLL ist seit Beginn der Produktentwicklung Kooperationspartner von Tacto. Durch die gegenseitige Flexibilität profitieren Tacto und KNOLL von dem Ergebnis, sowie auch weitere Kunden von Tacto.

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" Mit der Einführung von Tacto haben wir unsere Prozesse erheblich verbessert. Benötige ich spezifische Kennzahlen zu einem Lieferanten, erhalte ich diese innerhalb weniger Sekunden mit ein paar Klicks. Ich muss nicht mehr eigenständig Zahlen zusammenstellen, Stückpreise oder Volumina berechnen oder Excel-Tabellen aufbereiten. Wir sind nicht nur schneller geworden, sondern vermeiden auch Fehler. Zudem ermöglicht uns die Plattform, Entwicklungen über Jahre hinweg zu verfolgen und bietet einen umfassenden Überblick über Daten wie Lieferantenleistung, Mengen und mehr – alles auf einen Blick." - Mario Koch, Einkaufsleiter

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" Tacto erleichtert die Vorbereitung für ein Meeting oder eine Verhandlung erheblich. Die nötigen Informationen und vorhandenen Potenziale sind einfach und strukturiert zu finden, vor allem aber sind sie zuverlässig und auf Knopfdruck verfügbar. Prozesstechnisch bedeutet das eine große Zeitersparnis für mich und meine Kollegen und es kann sich daher wertschöpfenden Tätigkeiten gewidmet werden." - Ralf Wäscher, strategischer Einkäufer

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KNOLL startete mit dem Analytics-Modul von Tacto, um die Themen Transparenz und Zentralisierung von Daten und Prozessen initial zu verbessern. Mit Tacto ist es dem Einkaufsteam möglich, vollständige Transparenz über Kennzahlen- sowie Potenziale zu erlangen. Das Einkaufsvolumen lässt sich per Knopfdruck nach Lieferanten, Artikeln oder Warengruppen aufschlüsseln.

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Dadurch kann KNOLL kontinuierlich erkennen, welche Artikel zu den Renner-Artikeln gehören, und welche Artikel bei der nächsten Verhandlung in den Fokus rücken sollten. Darüber hinaus ermöglicht Tacto KNOLL das Verfolgen von Preisentwicklungen und Mengentrends, sowie von Veränderungen in Echtzeit, wodurch auch der Bedarf für mögliche Preisverhandlungen präzise identifiziert wird.

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Durch die Einführung von Tacto wurde zudem eine einheitliche und zentrale Kennzahlenbasis für den Einkauf etabliert. Nun beziehen sich alle Einkäufer unabhängig von Lieferant, Artikel oder Warengruppe auf dieselben Daten und müssen nicht dezentral in Excel-Tabellen arbeiten, die zu einer hohen Fehlerquote führen.

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" Die Visualisierung ist ein besonderes Highlight, das in dieser Form in SAP nicht vorhanden ist. Dort hat man lediglich Tabellen und Masken, aber keine Diagramme. Dieser visuelle Ansatz bietet einen erheblichen Mehrwert. Die Möglichkeit, Daten durch Grafiken darzustellen, ermöglicht nicht nur eine klare Übersicht, sondern zeigt auch wichtige Trends, wie zum Beispiel Preisentwicklungen, auf anschauliche Weise" - Daniel Rundel, SAP Prozessmanager Einkauf & Key User Tacto

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Lösung für die Erfüllung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes

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Über die Einkaufsthemen hinaus, löst KNOLL auch das Lieferkettengesetz gemeinsam mit Tacto. KNOLL ist mit 1.100 Mitarbeitern in Deutschland seit Anfang 2024 direkt von der Gesetzgebung betroffen und somit bereits berichtspflichtig.

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Einfache Gestaltung der LkSG Anforderungen

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Das Ziel von KNOLL war es, die Anforderungen des Lieferkettengesetzes möglichst schlank, unkompliziert und insbesondere einfach für die Lieferanten zu gestalten und nahtlos in die bestehenden Systeme und Prozesse zu integrieren.

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Zeitersparnisse durch  minimale Einbindung der Einkäufer

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Durch das Lieferkettengesetz-Modul von Tacto konnte KNOLL eine erhebliche Zeitersparnis erzielen. Die Einkäufer waren nur minimal in den Einführungsprozess involviert, was den Aufwand deutlich reduzierte. Potenzielle Risikolieferanten können auf Knopfdruck gefiltert werden sowie Maßnahmen eingeleitet werden.

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" Im Vergleich zum Wettbewerb bietet Tacto eine einfache und intelligente Lösung: Statt 40 bis 100 Fragen umfassende Fragebögen verwenden wir einen gezielten Fragebogen mit nur 20 Fragen, der ausschließlich an die Lieferanten mit spezifischem Bedarf gerichtet wird, ohne sie zu überfordern. Dabei war es uns auch wichtig, rechtlich auf der sicheren Seite zu sein." - Mario Koch, Einkaufsleiter

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"Das Lieferkettengesetz-Modul von Tacto steht zu 100% im Einklang mit dem gesamten Lieferantenmodul, was bedeutende Synergieeffekte ermöglicht und eine einheitliche Arbeitsgrundlage schafft. Tacto bietet alles, was der Einkauf benötigt, um agil zu handeln – und das an einem einzigen Ort. Von Spend-Analytics über Lieferantenverwaltung bis hin zur Compliance, einschließlich des Lieferkettengesetzes. Meiner Meinung nach ist es die beste Lösung für mittelständische Unternehmen." - Daniel Rundel, SAP Prozessmanager Einkauf & Key User Tacto

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Der Aufwand zur Einhaltung des Lieferkettengesetzes wird für KNOLL nun erheblich reduziert sein, da mit Tacto eine solide und zukunftssichere Basis geschaffen wurde.

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Ausblick mit Tacto

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KNOLL möchte insbesondere das Thema der Kostenmodellierung vertiefen, um Transparenz darüber zu gewinnen, wie sich die Rohstoffpreise entwickelt und verändert haben.

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"Ich betrachte Tacto als langfristigen Partner für uns im Einkauf. Besonders schätze ich die gegenseitige Unterstützung und Zusammenarbeit. Auch wenn wir 2025 auf S4/HANA umsteigen, wird dies Tacto in keiner Weise ersetzen. Vielmehr planen wir, unsere Partnerschaft durch die Integration weiterer Module zu vertiefen und gemeinsam an neuen Themen zu arbeiten." - Mario Koch, Einkaufsleiter

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Vielen Dank an Mario Koch und das gesamte Team von KNOLL für unsere partnerschaftliche und vertrauenswürdige Zusammenarbeit.

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Durch Partner und Kunden wie Euch, ist es möglich, unser Produkt im engen Austausch und nah am Tagesgeschehen weiterzuentwickeln, sowie in gemeinsamen Webinaren über die Themen zu sprechen, die den Einkauf des industriellen Mittelstands heute beschäftigen.

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