Daten- und Ausgabetransparenz im mittelständischen Einkauf
veröffentlicht am
11.11.2024
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Insbesondere der Einkauf im industriellen Mittelstand ist geprägt von Intransparenz und steigender Komplexität aufgrund neuer regulatorischer Anforderungen, wie ESG und Lieferkettengesetz, globalen Lieferketten und Krisenherden sowie, steigenden Rohstoffpreisen. Dabei gerät schnell das “große Ganze” aus dem Blick, und strategisch relevante Kennzahlen laufen aus dem Ruder: Beschaffungsvolumen bei Warengruppen, Lieferanten und Artikeln, Anzahl der Lieferanten in Warengruppen, Lieferzeiten, Preisentwicklungen oder CSR-kritische Lieferanten. Dabei könnte das Einkaufsvolumen durch Datentransparenz um knapp 3-10 % reduziert werden und damit direkten Einfluss auf das Unternehmensergebnis haben. Aus einer Umfrage mit knapp 200 Personen aus Einkaufsorganisationen des produzierenden Mittelstands ging hervor, dass knapp 40 % in steigender Daten- und Ausgabentransparenz den größten Hebel sehen, um den strategischen Einkauf zu stärken.
Jedoch sieht die vorherrschende Situation im industriellen Mittelstand anders aus: unzureichende Stammdatenqualität sowie manuelle und fehleranfällig Excel-basierte Datenauswertungen. Dabei stellt sich die Frage: Wie schaffe ich es bei mir im Einkauf Datentransparenz herzustellen, welche Auswertungen sind relevant und was gilt es zu beachten?
Daten- und Ausgabtransparenz, um die Einkaufsabteilung zu steuern und strategischen Einkauf zu entfalten
Risiken in der Lieferkette identifizieren und minimieren
Identifikation von adversen Preisentwicklungen, Preisausreißern, ungünstigen Dispositionsverhalten und möglichen Staffelpreisen
Als Grundlage für aussagekräftige und zuverlässige Datenauswertungen dienen die Stammdaten und Beschaffungsaktivitäten. Dabei geht es zunächst darum, aus den verschiedenen Datenquellen und Systemen die relevanten Daten zusammenzutragen. Erfahrungsgemäß liegen relevante Daten beispielsweise im ERP-System, der E-Procurement Software und der Kreditorenbuchhaltung. Dabei ist es für zukünftige Datenauswertungen zu empfehlen, festzuhalten aus welchen Datenquellen welche Daten kommen.
Beim Zusammentragen der Daten treten jedoch häufig die ersten Herausforderungen auf:
Getreu dem Prinzip “shit in shit out” ist der Schlüssel zum Erfolg eine sehr gute Datengrundlage und Stammdatenqualität zu pflegen, um Auswertungen überhaupt erst möglich zu machen. Aus diesem Grund ist es immens wichtig, den Stammdaten einen besonderen Stellenwert zukommen zu lassen. Weisen Sie innerhalb Ihrer Einkaufsorganisation regelmäßig auf die Wichtigkeit der Datenqualität hin und heben Sie die Vorteile der gesteigerten Stammdatenqualität hervor: verlässliche Stammdatengrundlage für Datenauswertungen und skalierbare Prozesse.
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Jedoch lässt es sich selbst mit einer verlässlichen Datenqualität und sehr gut gepflegten Stammdatenqualität nicht vermeiden, die Daten im Anschluss an den Export gemäß den Anforderungen der Datenauswertung zu bereinigen und aufzubereiten.
Nachdem Sie Ihre Daten sorgfältig sortiert, organisiert und aufbereitet haben, geht es jetzt darum, wertvolle Einblicke in die Daten zu gewinnen, um Maßnahmen abzuleiten.
Ein guter Ausgangspunkt für zielgerichtete Analysen sind Ihre definierten Ziele für die Einkaufsorganisation. Stellen Sie sich Fragen wie: Was möchte ich aus diesen Daten lernen? Wie kann ich diese Informationen nutzen, um bessere Entscheidungen für mein Unternehmen und die Einkaufsorganisation zu treffen?
Zur Inspiration können Sie sich gerne unsere Liste zu den 10 wichtigsten Kennzahlen für den Einkauf im industriellen Mittelstand herunterladen.
Basierend auf den Fragen und verfolgten Zielen können Sie die Daten nun aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Dabei ist es wichtig zu beachten, nicht nur kurzfristige, sondern auch langfristige Trends zu betrachten. Diese Erkenntnisse können Sie nutzen, um Rückschlüsse zu ziehen und Maßnahmen abzuleiten. Insbesondere Visualisierungen haben sich bewiesen, um Trends besser zu verstehen und die Ergebnisse innerhalb der Organisation zu kommunizieren.
In der Praxis ist die am weitesten verbreitete Methode die klassische Datenauswertung mit Excel. Jedoch sind Excel-basierte Auswertungen häufig fehleranfällig und sehr zeitintensiv. Neben Excel, gibt es mittlerweile weitere E-Procurement Lösungen, die zu einer weitaus zuverlässigeren Datenauswertung beitragen und den Prozess der Datenauswertung ohne Mehraufwand gestalten. Einige Software-Lösungen bieten dabei einfache Handhabung und nehmen die Analysen automatisch vor, um diese aufbereitet im Einkaufscockpit zu visualisieren und abzubilden.
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Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass sich die Analyse der Beschaffungsaktivitäten nur auf die Ausgabenanalyse bezieht. In Wirklichkeit betrifft die Datenanalyse alle Aktivitäten von der strategischen Beschaffung über das Warengruppenmanagement bis hin zu Procure-to-Pay-Prozessen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Gründe, warum Analysen in verschiedenen Beschaffungsfunktionen wichtig sind.
Wenn Datenauswertungen im Warengruppenmanagement effektiv eingesetzt wird, verleiht sie den Warengruppenmanagern Superkräfte. Mithilfe der Auswertungen können Warengruppenmanager und Einkäufer Einsparmöglichkeiten erkennen, Lieferanten segmentieren und priorisieren, Beschaffungspotenziale identifizieren, Lieferrisiken angehen, das Lieferantenportfolio nachhaltig entwickeln und Lieferantenbeziehungen verbessern.
Die besten Geschäftsstrategien beruhen auf Daten. In der strategischen Beschaffung hilft die Daten- und Ausgabetransparenz dabei, die besten Zeitpunkte und Bereiche für die Durchführung von Beschaffungsmaßnahmen und Ausschreibungen zu ermitteln. Zudem können Sie ausmachen, welche Lieferanten unter Einbezug von Informationen über die Qualität und Risikopositionen in Beschaffungsprojekte einbezogen werden sollen.
Immer mehr Unternehmen erkennen den Wert von Analysen bei der Bewertung von Nachhaltigkeit und sozialen Aspekten und den damit verbundenen Risiken innerhalb der Lieferkette und der Beschaffung. Analysen können die ökologischen oder sozialen Auswirkungen von Beschaffungsentscheidungen aufdecken und Möglichkeiten für nachhaltigere Alternativen aufzeigen. Hinzu kommen neue regulatorische Maßnahmen, wie u.a. ESG und LkSG, die Unternehmen dazu verpflichten, Nachhaltigkeitskriterien transparent zu machen.
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Datentransparenz kann helfen, Risiken innerhalb der Lieferkette und der Beschaffung zu erkennen und zu mindern. Eine transparente Übersicht kann beispielsweise aufzeigen welche Lieferanten zuverlässig Ihre Lieferzeiten einhalten, plausibel bei der Preisgestaltung sind oder hinsichtlich Nachhaltigkeitskriterien gut aufgestellt sind.
Datentransparenz auf Lieferantenebene bildet die Grundlage, um Lieferantenbeziehungen zu stärken und Lieferantenportfolios zielgerichtet und nachhaltig zu entwickeln. Sie können darauf hinweisen, wenn Verträge neu verhandelt werden müssen, oder alle relevanten Daten für Lieferantenverhandlungen zurechtlegen. Darüber hinaus können Analysen unzulässige Ausgaben identifizieren, um die Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen und die Vertragsabdeckung zu verbessern.
Daten- und Ausgabentransparenz im Einkauf hat das Potenzial, die betriebliche Effizienz über den gesamten Beschaffungs- und Lieferantenmanagement-Lebenszyklus hinweg zu verbessern. Zu den allgemeinen Geschäftszielen für Beschaffungsanalysen gehören:
Identifizierung von Einsparmöglichkeiten und Messung der Auswirkungen von Einsparungsprojekten auf das finanzielle Endergebnis. Zum Beispiel durch die Identifizierung von adversen, Preisentwicklungen und Preisausreißern, aber auch durch bessere Konditionen, ermöglicht durch eine bessere Lieferantengesprächsvorbereitung oder automatisierten Preisanfragen und -neuverhandlungen.
Identifizierung von Möglichkeiten für soziale Verantwortung, größere Vielfalt und Emissionsreduzierung im Lieferantenportfolio. Beispielsweise dadurch, dass ESG oder LkSG Kriterien in die Lieferantenbewertung einfließen und meine Lieferanten dahingehend vergleichbar gemacht werden.
Identifizierung, Messung und Abschwächung von Lieferanten- oder Marktrisiken innerhalb der Beschaffungsvorgänge. Lieferzeiten, Reklamationsquoten und Klumpenrisiken können schnell und einfach identifiziert werden.
Erkundung neuer oder strategischerer Wege zur Verwaltung und Konsolidierung von Lieferanten oder Kategorien auf der Grundlage historischer Beschaffungsdaten. Beispielsweise lassen sich adverse Preisentwicklungen aufdecken, Staffelpreise realisieren oder Sourcing-Strategien optimieren.
Identifizierung von Chancen, neuen Marktbereichen, Geschäftseinblicken und Produkt-/Dienstleistungsentwicklungspotenzialen auf der Grundlage von Beschaffungsdaten, externen Daten und Ausgabentrends.
1. Alles Wichtige auf einen Blick für die Lieferantengesprächsvorbereitung: Um eine solide Verhandlungsbasis zu haben und bestmögliche Ergebnisse zu erzielen, ist es unerlässlich verschiedene Auswertungen zum Lieferanten durchzuführen. Beispielsweise können Auswertungen zum Beschaffungsvolumen und Stückzahlen, Preisentwicklungen, Liefertreue und Reklamationsquote hilfreich sein, um bessere Konditionen zu erreichen.
2. Klumpenrisiko - von Single-Source zu Multiple-Source Strategie: Durch den transparenten Einblick in Warengruppen, kann ich gezielt Abhängigkeiten in Warengruppen verringern und mein Risiko diversifizieren, indem ich die Anzahl der Lieferanten aktiv versuche zu erhöhen.
3. Analyse der einzelnen Artikel auf Lieferantenebene: Auf Artikelebene lässt sich schnell erkennen, in welchen Fällen nicht optimal bestellt wurde und es beispielsweise zu adversen Preisentwicklungen gekommen ist. Abweichende Stückpreise bei unterschiedlichen Bestellmengen sind zum Beispiel ein Signal dafür, dass Staffelpreise gegebenenfalls nicht genutzt wurden und somit Einsparpotenzial vorhanden sein könnte.
4. Gesamtes jährliches Rechnungs- und Bestellvolumen: Der Einkäufer sollte prüfen, ob das ermittelte Gesamtvolumen über alle Rechnungen bzw. Bestellungen der Konzerngesellschaft den Erwartungen bzw. Erfahrungen entspricht.
5. Jahresumsätze der 50 größten Lieferanten: Die Einkäufer aus den Gesellschaften kennen in der Regel ihre wichtigsten Lieferanten. Bei der Liste der Top 50 Lieferanten ist zu klären, ob sich diese an der jeweils vermuteten Position befinden und ob die Volumina plausibel sind.
Beschaffungskennzahlen liefern Unternehmen quantifizierbare Werte zur Messung der Performance und zur strategischen Steuerung der Einkaufsorganisation. Kennzahlen dienen auch dem Zweck der Vergleichbarkeit mit der Beschaffung anderer Unternehmen oder um den Beitrag zu den Unternehmenszielen aufzuzeigen.
Es gibt zwar weit verbreitete und standardisierte Beschaffungskennzahlen, dennoch hat jede Einkaufsorganisation unterschiedliche Anforderungen, Ziele und Strategien und demnach unterschiedliche Beschaffungskennzahlen, die für Sie relevant sind. Wichtig dabei ist es, dass alle Stakeholder eines Unternehmens das gleiche Verständnis von einer Kennzahl haben und sie einheitlich verwendet wird.
Doch welche Kennzahlen sind für Sie relevant und sollten Sie verfolgen? Hier sind die 10 wichtigsten Kennzahlen für erstklassige Beschaffungsorganisationen im industriellen Mittelstand:
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