Belimed: Automatisierung manueller und operativer Tätigkeiten im Einkauf

Ausgangssituation und Herausforderungen:

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Durch die Ausgliederung war es der Belimed Life Science möglich, die Vorteile eines KMUs wahrzunehmen: kürzere Wege, schnellere Prozesse, effizienteres Projektmanagement. Gleichzeitig war die Ausgliederung aber auch der Startschuss für den Aufbau einer neuen Beschaffungsorganisation und die Herausforderung, den Einkauf von Grund auf neu aufzubauen. Da die Belimed Life Science noch ein sehr junges Unternehmen ist und nur begrenzte (IT-)Ressourcen aufbringen kann, bestand die Hauptaufgabe darin, möglichst schnell und ohne den großen Aufwand von Ressourcen Kernprozesse im Einkauf aufzusetzen sowie Transparenz über das Einkaufsgeschehen zu schaffen.

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Zudem erlebte die Belimed Life Science AG durch COVID ein enormes Wachstum, wodurch sich Anforderungen an Prozesse, Datentransparenz und strategische Steuerungsmöglichkeiten schnell änderten: Prozesse waren veraltet und nicht standardisiert sowie Beschaffungsaktivitäten unorganisiert und unvollständig.

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Beispielsweise existierten lückenhafte und veraltete Stamm- bzw. Beschaffungsdaten aus der Zeit in der Unternehmensgruppe und aus dem SAP-System. Um gewisse Kennzahlen herauszufinden, musste Zvjezdan regelmäßig SAP Daten exportieren, verschiedene Datensätze zusammenführen und diese aufwendig in Excel aufbereiten. Dabei ging in der Regel ein Tag pro Woche für Datenauswertungen und -analysen ins Land.

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Darüber hinaus war die Lieferantenverwaltung, das -onboarding, sowie die Verwaltung der Lieferanteninformationen noch sehr operativ und durch Excel geprägt. Zum Beispiel war der Prozess rund um die Lieferantenselbstauskunft sehr zeitaufwendig und von vielen Systembrüchen gekennzeichnet: Lieferanten konnten über die Homepage per PDF die Lieferantenselbstauskunft ausfüllen, welche anschließend vom Einkauf in Excel übertragen werden musste, um sie dann in das SAP System einpflegen zu können. Zudem fehlte der Überblick über die Zertifikate der Lieferanten; sie waren häufig abgelaufen und die Abfrage bei Lieferanten war geprägt von Mail Ping-pong. Die Qualifizierung und Bewertung der knapp 500 Lieferanten fand in Excel statt und war von der kleinen und jungen Einkaufsorganisation quasi nicht zu realisieren. Die Excel-basierte Auswertung der zugrundeliegenden Kriterien, wie Lieferperformance und Preisperformance hat monatlich knapp 1 Tag Zeit in Anspruch genommen.

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Systemseitige Unterstützung für die spezifischen Bedürfnisse eines schnell wachsenden KMU war unabdingbar. Jedoch konnte kein Tool wirklich unterstützen: zu komplex, zu ressourcenintensive Implementierungsprojekte oder hat einfach kein Mehrwert geschaffen.

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3 Herausforderungen bei Belimed Life Science

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Strategische Kernprozesse im Einkauf von Grund auf aufbauen (Datentransparenz und Prozessautomatisierung)

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Stammdatenqualität aus dem SAP System verbessern

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Schnell & einfach, ohne den großen Aufwand von Ressourcen systemseitige Unterstützung im Einkauf einführen

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‍Lösung

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Mit Tacto dann aber der Durchbruch: Die Digitalisierung von Kernprozessen und Datentransparenz konnten nach schneller und einfacher Implementierung innerhalb weniger Wochen realisiert werden - ganz ohne IT-Ressourcen.

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Mit Tacto war es beispielsweise möglich, das Einkaufsgeschehen auf Knopfdruck zu überblicken und alle Zahlen, Daten und Fakten zu Lieferanten, Artikeln und Warengruppen auf einen Blick zu sehen sowie Preisentwicklungen und Lieferzeiten transparent nachzuvollziehen. Somit war die Vorbereitung auf Lieferantengespräche sowie die Identifizierung von Preisausreißern oder nicht wahrgenommenen Staffelpreisen ohne großen Aufwand möglich.

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Außerdem kann Belimed Life Science die gesamte Lieferantenverwaltung von Onboarding über Verwaltung bis hin zur -qualifizierung in Tacto abbilden. Beispielsweise können neue Lieferanten auf Knopfdruck qualifiziert werden, indem sie direkt über Tacto eingeladen werden. So können gesamte Onboarding Abläufe mit Lieferantenselbstauskunft und Zertifikaten strukturiert abgewickelt werden - inkl. automatisierter Erinnerungsfunktion.

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“Wir onboarden 4-5 neue Lieferanten pro Monat. Mit Tacto sparen wir uns 30-60 min Zeitaufwand pro Lieferant.”

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Durch die automatisierten Lieferantenabfragen erhalten Lieferanten die Möglichkeit wichtige Informationen, Zertifikate und Stammdaten selbständig zu pflegen, wodurch es Belimed Life Science möglich ist, die Stammdatenqualität erheblich zu verbessern.

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“Gemäß dem Pareto Prinzip unterstützt uns Tacto extrem dabei, die Lieferanten und Ihre Daten upzudaten.”

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Die hervorgerufenen Verbesserungen durch die Vereinbarung der Prozess- und Datenwelt in der Lieferantenverwaltung bilden die Grundlage für Belimed Life Science, um Ihre Lieferanten strategisch weiterzuentwickeln. Beispielsweise ist die Lieferantenreduktion bei 500 Lieferanten ein großes Thema. Mit Tacto existiert nun eine transparente und vollständige Grundlage, um gezielte Maßnahmen basierend auf Umsatzentwicklung, Anzahl der Lieferanten in Warengruppen, Lieferzeiten und vielen weiteren Faktoren vorzunehmen.

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“Mit Tacto kann ich mit wenigen Klicks ausfindig machen, welche Lieferanten relevant sind und Fragen beantworten, ob ich 10 Lieferanten in einer Warengruppe benötige oder 2 reichen würden.”

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3 Erfolge mit Tacto:

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70 % Zeiteinsparung, durch die Automatisierung von operativen und Excel-basierten Kernprozessen sowie Daten- und Ausgabetransparenz auf Knopfdruck

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80 % Zeiteinsparung durch eine strukturierte und digitalisierte Lieferantenverwaltung, von Onboarding über Zertifikatsverwaltung bis hin zu Qualifizierung und Bewertung

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Transparente und verlässliche Grundlage, um gezielte Maßnahmen zur strategischen und nachhaltigen Entwicklung des Lieferantenportfolios vorzunehmen

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Was zeichnet die Zusammenarbeit aus?

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Besonders überzeugend ist neben der einfachen und schnellen Anbindung der Mitarbeiter, auch unternehmensübergreifend (Controlling) intuitive und simple Bedienung der Software.

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“Wo es bei anderen Tools Schulungen bedarf, ist bei Tacto alles selbsterklärend.”

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Zudem schätzt Belimed Life Science den individuellen Support sowie die enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit flexibler Mitgestaltungsfähigkeit am Produkt.

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“Ihr seid ein super sympathisches Team, es macht einfach Spaß, mit euch zusammenzuarbeiten!”

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DANKE

Vielen Dank an Zvedi und die Belimed Life Science für unsere partnerschaftliche und vertrauenswürdige Zusammenarbeit. Durch Kunden und Partner wie euch, ist es möglich unser Produkt im engen Austausch und nah am Tagesgeschehen immer weiterzuentwickeln, mit dem Ziel Einkaufsorganisationen zukunftssicher zu gestalten. Wir freuen uns schon auf die gemeinsame weitere Reise mit euch.

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