Webinaraufnahme: Intelligente Preisanalysen & KI-basierte Hinweise: Wie datengetriebener Einkauf maximale Einsparungspotenziale ermöglicht

Die Optimierung von Einkaufskosten ist für Unternehmen im industriellen Mittelstand eine zentrale Herausforderung. In Zeiten geopolitischer Unsicherheiten, steigender Beschaffungskosten und zunehmender regulatorischer Anforderungen gewinnt die datengetriebene Einkaufssteuerung an Bedeutung. Klassische Methoden wie Excel-basierte Auswertungen oder rein ERP-gestützte Analysen stoßen dabei an ihre Grenzen. Eine neue Generation von Einkaufssoftware setzt auf intelligente Preisanalysen und KI-basierte Hinweise, um Einsparpotenziale sichtbar zu machen und Einkaufsstrategien gezielt zu verbessern.

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Doch was bedeutet das konkret? Und wie können Unternehmen diese Technologien sinnvoll für sich nutzen? Unsere Experten Robert Kaiser (Head of Customer Experience bei Tacto) und Constantin Blome (Produktentwicklung bei Tacto) zeigen wie die SRM-Software von Tacto hierfür einen innovativen Ansatz bietet, um Kosten zu optimieren, Prozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

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Herausforderungen im Einkauf: Der Balanceakt zwischen Einsparungen und Zukunftssicherung

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Der Einkauf steht heute mehr denn je unter Druck: Kostenreduktion und strategische Zukunftssicherung müssen gleichzeitig gewährleistet werden. Während Unternehmen einerseits auf volatile Beschaffungskosten, Inflation und Lieferengpässe reagieren müssen, sind sie andererseits gezwungen, in Digitalisierung und Resilienz ihrer Lieferketten zu investieren.

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Steigende Anforderungen an den Einkauf

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Zahlreiche externe Faktoren erschweren die Kostenkontrolle und die langfristige Planung:

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• Geopolitische Unsicherheiten: Handelskriege, Sanktionen und Deglobalisierungstendenzen erhöhen die Komplexität der Lieferketten.

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• Volatile Rohstoffpreise & Energiekrisen: Produktionskosten steigen, Lieferanten reichen Kostensteigerungen weiter.

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• Demografischer Wandel & Fachkräftemangel: Einkäufer sind zunehmend mit Personalengpässen konfrontiert.

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• Regulatorische Vorgaben & Nachhaltigkeitsanforderungen: Gesetze wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) erfordern ein verstärktes Lieferantenmanagement

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Diese Entwicklungen führen dazu, dass der Einkauf immer mehr Aufgaben übernehmen muss, die über das reine Verhandeln von Preisen hinausgehen. Gleichzeitig wird von ihm erwartet, durch Kosteneinsparungen einen positiven Einfluss auf die Unternehmensrendite zu erzielen.

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Fehlende digitale Unterstützung erschwert Kostenoptimierung

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Viele Unternehmen arbeiten noch mit veralteten Methoden zur Preisüberwachung, die manuelle Analysen in Excel oder rudimentäre Berichte aus dem ERP-System umfassen. Die größten Herausforderungen dabei sind:

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• Fehlende Datenverfügbarkeit & -qualität: Einkaufsdaten sind oft unstrukturiert oder nur schwer zugänglich.

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• Mangelnde Transparenz in der Preisentwicklung: Es fehlt eine kontinuierliche Überwachung von Lieferantenpreisen.

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• Hoher manueller Aufwand: Detaillierte Preisanalysen kosten Zeit und binden Ressourcen.

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• Eingeschränkte Vergleichbarkeit: Daten aus verschiedenen Quellen (Bestellungen, Rechnungen, externe Marktdaten) werden nicht systematisch zusammengeführt.

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Um diese Probleme zu lösen, sind intelligente Preisanalysen und KI-gestützte Einkaufsstrategien unerlässlich.

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Wie funktionieren intelligente Preisanalysen in der Praxis? 
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Intelligente Preisanalysen nutzen automatisierte Datenauswertung und visuelle Dashboards, um Transparenz über Preisentwicklungen zu schaffen. Dabei werden historische Preisänderungen, Lieferantenkonditionen und Marktentwicklungen systematisch erfasst und analysiert.

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Funktionen und Vorteile intelligenter Preisanalysen

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1. Preisänderungen auf einen Blick erkennen

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• Die Software zeigt Preisentwicklungen für Artikel, Lieferanten und Warengruppen in Echtzeit an.
• Auffällige Preisschwankungen werden automatisch markiert.

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2. Detaillierte Vergleichsmöglichkeiten für bessere Verhandlungsargumente

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• Preise verschiedener Lieferanten lassen sich mit wenigen Klicks gegenüberstellen.
• Preisanstiege eines Lieferanten können im Kontext der Gesamtmarktentwicklung bewertet werden.

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3. Analyse der Ursachen für Preisänderungen

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• Identifikation von Trends wie steigende Mengen, gleichbleibende Preise oder Lieferantenwechsel.
• Berücksichtigung externer Einflussfaktoren (z. B. Rohstoffpreise, Wechselkurse).

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4. Automatisierte Berichterstattung für das Management

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• Einkaufsleiter erhalten vorkonfigurierte Berichte über Einsparpotenziale.
• Exportfunktionen ermöglichen eine direkte Nutzung der Analysen in Verhandlungen.

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Durch diese Funktionen wird der Einkauf in die Lage versetzt, proaktiv auf Preisentwicklungen zu reagieren, anstatt nur retrospektiv Preisanpassungen zu erfassen.

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KI-basierte Hinweise: Wie Künstliche Intelligenz den Einkauf transformiert

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Künstliche Intelligenz (KI) im Einkauf bedeutet, dass Algorithmen automatisch Optimierungspotenziale erkennen und darauf basierende Handlungsempfehlungen geben.

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Tacto nutzt verschiedene KI-Hebel, um Einkaufsdaten zu analysieren und gezielte Vorschläge für Kosteneinsparungen zu generieren.

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1. Erkennung von Mustern in Preis- & Mengenentwicklungen

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• Die Software erkennt, wenn die Bestellmenge steigt, aber der Preis konstant bleibt → Hinweis: Verhandlung eines Rahmenvertrags.

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2. Identifikation von Preissprüngen

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• Sprunghafte Preissteigerungen zwischen zwei Bestellungen werden markiert → Hinweis: Vergleich mit alternativen Lieferanten.

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3. Aufdeckung von Ineffizienzen im Bestellverhalten

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• Häufige Kleinstbestellungen verursachen hohe Prozesskosten → Hinweis: Bestellbündelung zur Senkung der Beschaffungskosten.

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Fazit: Effizientere Einkaufsstrategien durch datengetriebene Entscheidungen

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Die Nutzung von intelligenten Preisanalysen und KI-basierten Einkaufslösungen ermöglicht eine strategische Steuerung des Einkaufs. Statt mühsam manuelle Analysen durchzuführen, können Unternehmen durch den Einsatz von Tacto automatisiert Einsparpotenziale erkennen, Verhandlungen fundierter führen und Einkaufsprozesse optimieren.

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Die Vorteile auf einen Blick:

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✔️ Transparenz über Preisentwicklungen und Kostentreiber

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✔️ Automatisierte Analysen für effiziente Entscheidungsfindung

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✔️ Bessere Verhandlungsführung durch datenbasierte Argumente

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✔️ Einsparpotenziale gezielt realisieren mit KI-basierten Handlungsempfehlungen

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Ausblick: Der Einkauf der Zukunft

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Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird der Einkauf zunehmend von datengetriebenen Prozessen bestimmt. In den kommenden Jahren werden KI-Modelle noch präzisere Prognosen über Preisentwicklungen liefern und Einkaufsteams dabei unterstützen, noch schneller und effizienter auf Marktschwankungen zu reagieren.

Unternehmen, die frühzeitig auf intelligente Einkaufssoftware setzen, profitieren langfristig von besseren Konditionen, geringeren Kosten und einer resilienteren Lieferkette.

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