Die wichtigsten Einkaufskennzahlen im Detail

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Aus der Vielzahl möglicher Einkaufskennzahlen haben sich in der Praxis einige Schlüssel-KPIs herauskristallisiert, die in fast jedem Unternehmen relevant sind. Diese Kennzahlen sollten in jedem professionellen Einkaufscontrolling Beachtung finden:

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Einkaufsvolumen

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Das Einkaufsvolumen ist die Basis vieler weiterer Kennzahlen und gibt den Gesamtwert aller beschafften Güter und Dienstleistungen in einem definierten Zeitraum an. Es wird oft weiter untergliedert nach:

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• Warengruppen (z.B. Rohstoffe, Komponenten, Dienstleistungen)
• Organisationseinheiten (z.B. Werke, Tochtergesellschaften)
• Regionen oder Ländern
• Strategischen vs. operativen Beschaffungen

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Besonders aussagekräftig ist der Anteil des vom Einkauf verantworteten Volumens am gesamten Beschaffungsvolumen des Unternehmens. Je höher dieser Wert, desto größer ist der potenzielle Einfluss der Einkaufsabteilung auf die Gesamtkosten des Unternehmens.

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Einsparungen (Savings)

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Die Quantifizierung von Einsparungen durch Einkaufsaktivitäten ist eine der wichtigsten Kennzahlen, um den Wertbeitrag des Einkaufs nachzuweisen. Dabei werden verschiedene Arten von Savings unterschieden:

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• Cost Avoidance: Vermiedene Preissteigerungen oder Kosten (z.B. durch Verhandlungen)
• Hard Savings: Tatsächliche Kostensenkungen gegenüber einer definierten Baseline
• Implementierte Savings: Bereits realisierte Einsparungen
• Identified Savings: Identifizierte, aber noch nicht umgesetzte Einsparpotenziale

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Entscheidend für die Glaubwürdigkeit dieser Kennzahl ist eine einheitliche und transparente Berechnungsmethodik. Die Einsparungen sollten immer in Relation zum Einkaufsvolumen betrachtet werden, um die Effizienz der Maßnahmen zu bewerten.

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Liefertermintreue

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Die Liefertermintreue ist ein zentraler Indikator für die Zuverlässigkeit der Lieferanten und die Stabilität der Lieferkette. Sie wird typischerweise als Prozentsatz der termingerecht gelieferten Bestellungen berechnet:

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Liefertermintreue = (Anzahl termingerechter Lieferungen / Gesamtanzahl Lieferungen) × 100%

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Dabei ist es wichtig, klare Definitionen festzulegen, was als "termingerecht" gilt. Mögliche Ansätze sind:

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• Exakte Lieferung am vereinbarten Termin
• Lieferung innerhalb eines definierten Toleranzfensters (z.B. +/- 1 Tag)
• Lieferung nicht später als der vereinbarte Termin (Just-in-Time-Produktion)

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Eine niedrige Liefertermintreue kann zu Produktionsausfällen, erhöhten Lagerbeständen oder Sondermaßnahmen führen und sollte daher kontinuierlich überwacht werden.[7]

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Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen

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Diese Kennzahl setzt die internen Kosten der Einkaufsabteilung ins Verhältnis zum gesamten verwalteten Einkaufsvolumen und ist ein wichtiger Indikator für die Effizienz der Einkaufsorganisation:

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Einkaufskostenquote = (Kosten der Einkaufsabteilung / Einkaufsvolumen) × 100%

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Zu den Kosten der Einkaufsabteilung zählen typischerweise:

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• Personalkosten (inkl. Nebenkosten)
• Sachkosten (Büro, IT, Reisekosten etc.)
• Kosten für externe Dienstleistungen
• Anteilige Gemeinkosten

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Laut BME-Benchmark liegen die Unterschiede zwischen durchschnittlichen Unternehmen und den "Best in Class" bei dieser Kennzahl oft zwischen 30 und 50 Prozent. Dies verdeutlicht das erhebliche Optimierungspotenzial, das in vielen Einkaufsorganisationen noch schlummert.[5]

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Durchschnittlicher Einkaufswert

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Besonders im Einzelhandel ist der durchschnittliche Einkaufswert (oder Warenkorb) eine zentrale Kennzahl. Sie gibt Aufschluss über das Kaufverhalten der Kunden und die Effektivität von Marketingmaßnahmen:

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Durchschnittlicher Einkaufswert = Gesamtumsatz / Anzahl der Verkäufe

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Eine differenzierte Analyse kann wertvolle Erkenntnisse liefern, etwa durch Segmentierung nach:

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• Vertriebskanälen (stationär vs. online)
• Endgeräten (Desktop, Tablet, Smartphone)
• Zahlungsmethoden
• Kundengruppen oder -regionen

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Ziel sollte es sein, den durchschnittlichen Einkaufswert durch gezielte Maßnahmen wie Cross-Selling, Produktbündelung oder optimierte Preisstrategien kontinuierlich zu steigern.

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Erfolgsfaktoren für ein effektives Kennzahlensystem

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Die bloße Erhebung von Kennzahlen garantiert noch keinen Mehrwert für das Unternehmen. Damit ein Einkaufscontrolling-System tatsächlich zur Verbesserung der Einkaufsleistung beiträgt, sollten folgende Erfolgsfaktoren beachtet werden:

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Ausgewogenes Kennzahlenportfolio

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Ein effektives Kennzahlensystem sollte ausgewogen sein und verschiedene Dimensionen der Einkaufsleistung abdecken. Die Fachliteratur beschreibt mehr als 160 mögliche Einkaufskennzahlen, aber die Kunst liegt in der Beschränkung auf das Wesentliche. Empfehlenswert ist ein ausbalanciertes Set von 10-15 Kernkennzahlen, die folgende Aspekte abdecken:

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• Kosten und Einsparungen
• Qualität und Lieferservice
• Prozesseffizienz
• Innovation und Entwicklung
• Nachhaltigkeit und Compliance

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Dabei sollte stets der Grundsatz gelten: Weniger ist mehr! Ein zu hoher Detailgrad überfordert die Organisation und trübt den Blick für das Wesentliche. Zahlenfriedhöfe ohne Aussagekraft sind unbedingt zu vermeiden.

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Klare Definitionen und Berechnungsmethoden

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Für jede Kennzahl sollten einheitliche Definitionen und Berechnungsmethoden festgelegt werden, um Konsistenz und Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Diese sollten dokumentiert und allen Beteiligten zugänglich gemacht werden. Besonders bei komplexeren Kennzahlen wie Einsparungen ist eine transparente Methodik entscheidend für die Akzeptanz der Zahlen innerhalb der Organisation.

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Beispiel für eine Einsparungsberechnung:

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• Baseline: Vorjahrespreis oder letzter Preis vor Verhandlung
• Berechnungszeitraum: 12 Monate nach Implementierung
• Formel: (Baseline-Preis - Neuer Preis) × Menge
• Berücksichtigung von Faktoren: Währungseffekte, Inflationsbereinigung, Mengeneffekte

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Nur mit klaren Definitionen lassen sich Kennzahlen sinnvoll interpretieren und vergleichen – sowohl im Zeitverlauf als auch im Benchmarking mit anderen Unternehmen.

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Zielwerte und Maßnahmenableitung

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Kennzahlen entfalten ihre Steuerungswirkung erst, wenn sie mit konkreten Zielwerten verbunden sind. Diese sollten anspruchsvoll, aber realistisch sein und regelmäßig überprüft werden. Wichtig ist dabei die Verknüpfung mit konkreten Maßnahmen:

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• Welche Aktivitäten sind notwendig, um die Zielwerte zu erreichen?
• Wer ist verantwortlich für die Umsetzung?
• Bis wann sollen Zwischenziele erreicht sein?
• Welche Ressourcen werden benötigt?

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So wird aus dem bloßen Messen ein echtes Performance Management, das zu kontinuierlichen Verbesserungen führt. Dabei sollte stets die Balance zwischen verschiedenen Zieldimensionen gewahrt werden, um nicht einseitig zu optimieren.

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Digitalisierung im Einkaufscontrolling

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Die manuelle Erhebung und Auswertung von Einkaufskennzahlen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Moderne Technologien bieten hier erhebliche Potenziale für Effizienzsteigerungen und tiefere Einblicke in die Einkaufsperformance.

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Vorteile der Digitalisierung

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Der Einsatz digitaler Tools im Einkaufscontrolling bietet zahlreiche Vorteile:

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• Automatisierte Datenerhebung: Reduzierung des manuellen Aufwands und der Fehleranfälligkeit
• Echtzeit-Monitoring: Aktuelle Kennzahlen statt veralteter monatlicher Berichte
• Datenintegration: Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen (ERP, SRM, Lieferantensysteme)
• Erweiterte Analysemöglichkeiten: Drill-Down-Funktionen, Trendanalysen, Prognosen
• Verbesserte Visualisierung: Übersichtliche Dashboards statt komplexer Tabellen

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Durch diese Vorteile wird das Einkaufscontrolling von einer retrospektiven Betrachtung zu einem proaktiven Steuerungsinstrument, das frühzeitig auf Abweichungen hinweisen und Handlungsbedarf aufzeigen kann.

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Technologische Lösungsansätze

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Für die Digitalisierung des Einkaufscontrollings stehen verschiedene technologische Ansätze zur Verfügung:

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• SRM-Systeme: Bieten integrierte Controlling-Module mit vorkonfigurierten Kennzahlen und Dashboards
• Business Intelligence Tools: Ermöglichen flexible Analysen und individuelle Dashboards
• Spend-Management-Systeme: Spezialisiert auf die Analyse und Optimierung des Einkaufsvolumens
• KI-basierte Analysewerkzeuge: Identifizieren automatisch Muster, Anomalien und Optimierungspotenziale

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Die Wahl des passenden Systems hängt von den spezifischen Anforderungen, der vorhandenen IT-Landschaft und dem Budget ab. Wichtig ist eine gute Integration in bestehende Systeme, um Datensilos zu vermeiden und einen durchgängigen Informationsfluss zu gewährleisten.

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Ein modernes SRM-System kann beispielsweise automatisch Daten zu Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen erfassen und daraus relevante Kennzahlen wie Liefertermintreue, Reklamationsquoten oder Prozesskosten berechnen. Durch integrierte Dashboards erhalten Einkaufsleiter jederzeit einen aktuellen Überblick über die Performance und können bei Abweichungen schnell reagieren.

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Benchmarking mit BME-Standards

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Die eigenen Einkaufskennzahlen gewinnen zusätzlich an Aussagekraft, wenn sie mit denen anderer Unternehmen verglichen werden können. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) bietet hier wertvolle Orientierungshilfen.

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BME-Benchmark "Top-Kennzahlen im Einkauf"

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Der BME erhebt jährlich die wichtigsten Einkaufskennzahlen zu Qualität, Strukturen, Prozessen und Kosten. Der daraus resultierende Benchmark-Report ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger Vergleichsmaßstab für Einkaufsabteilungen und umfasst 25 Kennzahlen zur Bewertung der eigenen Performance.

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Der Benchmark wird in zwei Varianten veröffentlicht:

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• Durchschnittswerte: Zeigen die Mittelwerte der teilnehmenden Unternehmen, differenziert nach Branchen und Umsatzklassen
• Best in Class-Werte: Bilden die Werte der jeweils besten Unternehmen ab und zeigen, welches Potenzial erreichbar ist

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Besonders aufschlussreich ist der Vergleich zwischen Durchschnittswerten und Best in Class. Die Unterschiede betragen in der Regel 30 bis 50 Prozent, was das erhebliche Verbesserungspotenzial in vielen Unternehmen verdeutlicht.

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Praktische Nutzung von Benchmarks

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Um Benchmarks sinnvoll zu nutzen, sollten folgende Aspekte beachtet werden:

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• Vergleichbarkeit sicherstellen: Ähnliche Unternehmensgröße, Branche und Rahmenbedingungen wählen
• Definitionen abgleichen: Sicherstellen, dass die Kennzahlen nach der gleichen Methodik berechnet wurden
• Ganzheitliche Betrachtung: Nicht nur einzelne Kennzahlen vergleichen, sondern das Gesamtbild betrachten
• Ursachenanalyse: Bei Abweichungen die Gründe verstehen, nicht nur die Zahlen verbessern wollen

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Ein Benchmark sollte nicht als starres Ziel, sondern als Orientierungshilfe verstanden werden. Die spezifischen Rahmenbedingungen und strategischen Prioritäten des eigenen Unternehmens müssen bei der Interpretation und Ableitung von Maßnahmen stets berücksichtigt werden.

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Praxisbeispiel: Implementierung eines Einkaufskennzahlensystems

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Zur Veranschaulichung der praktischen Umsetzung betrachten wir ein mittelständisches Industrieunternehmen mit einem jährlichen Einkaufsvolumen von 120 Millionen Euro, das ein strukturiertes Kennzahlensystem einführen möchte:

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Ausgangssituation und Zielsetzung

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Das Unternehmen verfügt bereits über ein ERP-System, in dem Bestelldaten erfasst werden. Bislang wurden jedoch nur wenige Kennzahlen (Einkaufsvolumen, Lieferantenanzahl) unsystematisch erhoben. Ziel ist es, ein umfassendes Kennzahlensystem zu implementieren, das:

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• Den Wertbeitrag des Einkaufs transparent macht
• Schwachstellen in Prozessen und Lieferantenbeziehungen aufdeckt
• Als Basis für kontinuierliche Verbesserungen dient
• Eine faktenbasierte Steuerung der Einkaufsaktivitäten ermöglicht

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Vorgehen bei der Implementierung

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Das Unternehmen entscheidet sich für ein systematisches Vorgehen in mehreren Schritten:

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Schritt 1: Auswahl relevanter Kennzahlen

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Nach einer Analyse der strategischen Ziele und Prioritäten werden folgende Kernkennzahlen definiert:

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• Strategisch: Einkaufsvolumen (gesamt und nach Warengruppen), Einsparungen, Anteil Rahmenvertragsvolumen
• Operativ: Bestelldurchlaufzeit, Kosten je Bestellvorgang, Anzahl Bestellpositionen pro Einkäufer
• Lieferanten: Liefertermintreue, Reklamationsquote, Anzahl aktiver Lieferanten je Warengruppe
• Risiko/Qualität: Single-Source-Quote, Perfect Order Rate, Lieferantenkonzentration

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Schritt 2: Definition der Berechnungsmethoden

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Für jede Kennzahl werden einheitliche Definitionen und Berechnungsmethoden festgelegt, beispielsweise:

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• Einsparungen: Baseline = Vorjahrespreis, Berechnung über Vertragslaufzeit (max. 12 Monate), Berücksichtigung von Marktpreisänderungen
• Liefertermintreue: Toleranzfenster +/- 1 Tag, bezogen auf bestätigte Liefertermine
• Bestelldurchlaufzeit: Zeit von der elektronischen Bedarfsmeldung bis zur Bestellauslösung in Arbeitstagen

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Schritt 3: Technische Umsetzung

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Das Unternehmen entscheidet sich für eine kombinierte Lösung:

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• Einführung eines SRM-Moduls als Erweiterung des bestehenden ERP-Systems für die operative Datenerfassung
• Implementierung eines Business Intelligence Tools für flexible Analysen und Visualisierungen
• Automatisierte Schnittstellen zur Datenübertragung ohne manuelle Eingriffe

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Schritt 4: Festlegung von Zielwerten

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Basierend auf einer Analyse der Ist-Werte und einem Vergleich mit BME-Benchmarks werden ambitionierte, aber realistische Zielwerte definiert, beispielsweise:

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• Steigerung der Liefertermintreue von 82% auf 95%
• Reduzierung der aktiven Lieferanten um 30%
• Erhöhung des Rahmenvertragsvolumens von 45% auf 70%
• Einsparungen von mindestens 3% des beeinflussbaren Einkaufsvolumens

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Schritt 5: Rollout und Schulung

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Die Implementierung erfolgt schrittweise:

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• Pilotphase mit ausgewählten Warengruppen und Kennzahlen
• Schulung aller Einkaufsmitarbeiter und relevanter Stakeholder
• Sukzessive Ausweitung auf alle Warengruppen und Kennzahlen
• Regelmäßige Review-Meetings zur Besprechung der Ergebnisse

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Ergebnisse nach einem Jahr

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Die Implementierung des Kennzahlensystems zeigt bereits nach einem Jahr deutliche Effekte:

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• Transparenz über die tatsächliche Einkaufsleistung
• Identifikation von Schwachstellen in Prozessen und Lieferantenbeziehungen
• Dokumentierte Einsparungen von 4,2% des beeinflussbaren Volumens
• Steigerung der Liefertermintreue auf 91% durch gezielte Lieferantenentwicklung
• Reduzierung der Prozesskosten um 22% durch Standardisierung und Automatisierung

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Dieses Beispiel zeigt, wie ein strukturierter Ansatz zur Implementierung eines Einkaufskennzahlensystems zu messbaren Verbesserungen führen kann. Entscheidend ist dabei die Kombination aus strategischer Ausrichtung, klaren Definitionen, technischer Unterstützung und konsequenter Maßnahmenableitung.