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Einkaufscontrolling: Definition & wichtige Aspekte
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Einkaufscontrolling auf den Punkt gebracht:
Einkaufscontrolling ist die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle aller beschaffungsrelevanten Aktivitäten anhand definierter Kennzahlen und Prozesse. Es ermöglicht dem Einkauf, Einsparpotenziale zu identifizieren, Prozesseffizienz zu messen und strategische Entscheidungen auf Basis fundierter Daten zu treffen.
Beispiel: Ein Automobilzulieferer implementiert ein monatliches Einkaufscontrolling-Dashboard, das Einsparungen von 2,3 Millionen Euro im ersten Halbjahr 2023 durch die Überwachung von Lieferantenpreisen, Bestellmengen und Prozesskosten nachweist und zur Optimierung der Top-10-Warengruppen führt.
Inhalt
Einführung in das Einkaufscontrolling
Was ist Einkaufscontrolling?
Das Einkaufscontrolling bezeichnet die systematische Planung, Steuerung und Überwachung der Einkaufsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, die Einkaufsprozesse effizient zu gestalten, die Kosten zu optimieren und die Qualität der eingekauften Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen. Einkaufscontrolling umfasst verschiedene Aufgaben, darunter die Analyse von Einkaufskennzahlen, das Risikomanagement, das Lieferantenmanagement und die Kostenkontrolle.
Warum ist Einkaufscontrolling wichtig?
Einkaufscontrolling bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
Effizienzsteigerung: Durch die systematische Analyse und Optimierung der Einkaufsprozesse können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen.
Kostenkontrolle: Einkaufscontrolling hilft, die Einkaufskosten zu überwachen und zu reduzieren, indem es Einsparpotenziale identifiziert und nutzt.
Risikomanagement: Identifikation und Minimierung von Risiken, die im Einkauf auftreten können, wie Lieferantenausfälle oder Preisschwankungen.
Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Durch eine strukturierte und transparente Kommunikation können langfristige und vertrauensvolle Beziehungen zu Lieferanten aufgebaut werden.
Strategische Entscheidungsfindung: Einkaufscontrolling liefert wichtige Daten und Kennzahlen, die für fundierte Entscheidungen im Einkauf notwendig sind.
Wesentliche Kennzahlen im Einkaufscontrolling
Im Einkaufscontrolling werden verschiedene Kennzahlen verwendet, um die Performance zu messen und zu steuern. Zu den wichtigsten gehören:
- Einkaufskosten: Gesamtkosten, die für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen anfallen.
- Kosten pro Einheit: Durchschnittliche Kosten pro bestellter Einheit, die helfen, Preisentwicklungen zu überwachen.
- Lieferantenbewertung: Bewertung der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Lieferanten anhand von Kriterien wie Lieferzeit, Qualität und Preis.
- Einsparpotenziale: Identifikation von Bereichen, in denen Kosten eingespart werden können, beispielsweise durch Verhandlungen oder alternative Beschaffungsquellen.
- Durchschnittliche Bestellmenge: Analyse der Bestellmengen zur Optimierung der Bestellzyklen und Reduzierung der Lagerkosten.
- Lagerumschlag: Anzahl der Male, die der Lagerbestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums komplett verkauft und ersetzt wird.
Methoden und Strategien im Einkaufscontrolling
Um die Einkaufsprozesse effektiv zu steuern und zu optimieren, setzen Einkäufer verschiedene Methoden und Strategien ein:
SWOT-Analyse
Die SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) hilft dabei, die internen und externen Faktoren zu identifizieren, die den Einkauf beeinflussen. Diese Analyse unterstützt bei der Entwicklung von Strategien zur Nutzung von Stärken und Chancen sowie zur Minimierung von Schwächen und Risiken.
Benchmarking
Durch den Vergleich der eigenen Einkaufsprozesse und -kennzahlen mit denen von Best-in-Class-Unternehmen können Verbesserungspotenziale erkannt und Best Practices übernommen werden.
Total Cost of Ownership (TCO)
Die TCO-Methode betrachtet nicht nur die Anschaffungskosten, sondern alle Kosten, die über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts oder einer Dienstleistung entstehen. Dies umfasst beispielsweise Wartungskosten, Betriebskosten und Entsorgungskosten.
Lieferantenmanagement
Ein effektives Lieferantenmanagement ist entscheidend für das Einkaufscontrolling. Dazu gehören die Auswahl, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten sowie die Pflege langfristiger Partnerschaften.
Praxis-Leitfaden: Einkaufscontrolling - Kennzahlen und Methoden für effizientes Procurement
Einkaufscontrolling berechnen: Wichtige Kennzahlen und Formeln
Die Berechnung und Analyse von Kennzahlen ist ein zentraler Bestandteil des Einkaufscontrollings. Hier sind einige der wichtigsten Kennzahlen und ihre Berechnungen:
Einkaufskosten
Einkaufskosten = (Einstandspreis + Nebenkosten) × BestellmengeDiese Kennzahl umfasst alle direkten Kosten, die mit dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen verbunden sind, einschließlich Einstandspreis, Transportkosten und sonstigen Nebenkosten.
Total Cost of Ownership (TCO)
TCO = Anschaffungskosten + Betriebs- und Wartungskosten + EntsorgungskostenDie TCO-Kennzahl berücksichtigt alle Kosten, die während des gesamten Lebenszyklus eines Produkts oder einer Dienstleistung anfallen, um eine umfassendere Kostenanalyse zu ermöglichen.
Lieferantenbewertung
Lieferantenbewertung = (Qualitätsbewertung × Gewichtung) + (Lieferzeitbewertung × Gewichtung) + (Preisbewertung × Gewichtung)Diese Formel ermöglicht eine ganzheitliche Bewertung der Lieferanten anhand mehrerer Kriterien, die je nach Unternehmensprioritäten gewichtet werden können.
Einsparpotenziale
Einsparpotenziale = Aktuelle Kosten – Optimierte KostenDurch die Identifikation und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen können die aktuellen Kosten reduziert werden, was zu direkten Einsparungen führt.
Lagerumschlag
Lagerumschlag = Umsatz / Durchschnittlicher LagerbestandDiese Kennzahl misst, wie oft der Lagerbestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums komplett verkauft und ersetzt wird, und hilft dabei, die Lagerhaltung effizient zu gestalten.
Beispielrechnung:
Angenommen, ein Unternehmen hat folgende Parameter:
Einstandspreis pro Einheit:20 Euro
Nebenkosten pro Bestellung:500 Euro
Bestellmenge:1.000 Einheiten
Einkaufskosten = (20 € + 0,5 €) × 1.000 = 20.500 Euro
Diese Berechnung zeigt, dass die gesamten Einkaufskosten für diese Bestellung 20.500 Euro betragen.
Einkaufscontrolling Definition und Übersetzungen
Einkaufscontrolling, im Englischen als "Procurement Controlling" oder "Purchasing Controlling" bezeichnet, ist eine international anerkannte Disziplin im Bereich des Beschaffungsmanagements. Für global agierende Unternehmen ist es wichtig, die englische Terminologie zu kennen und einheitlich zu verwenden, um eine klare Kommunikation und ein konsistentes Verständnis innerhalb der internationalen Teams zu gewährleisten.
Einkaufscontrolling und Technologie: Tools und Systeme
Die Integration von Technologie in das Einkaufscontrolling ist entscheidend für die Effizienz und Genauigkeit der Prozesse. Moderne Einkaufssoftware und ERP-Systeme bieten zahlreiche Funktionen, die das Controlling erleichtern:
Einkaufssoftware
Spezialisierte Einkaufssoftware ermöglicht die Automatisierung von Bestellprozessen, die Verwaltung von Lieferanteninformationen und die Echtzeitüberwachung von Einkaufskennzahlen. Beispiele für solche Software sind SAP Ariba, Coupa und Oracle Procurement Cloud.
Business Intelligence (BI) Tools
BI-Tools wie Tableau, Power BI oder Qlik bieten leistungsstarke Datenanalyse- und Visualisierungsfunktionen, die es Einkäufern ermöglichen, komplexe Datenmengen zu analysieren und verständliche Berichte zu erstellen.
Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme
ERP-Systeme integrieren verschiedene Geschäftsprozesse, einschließlich Einkauf, Lagerhaltung und Finanzen, und ermöglichen eine nahtlose Datenkommunikation
Best Practices:
Datenmanagement: Implementieren Sie robuste Datenmanagement-Strategien, um die Qualität und Genauigkeit der Einkaufsdaten sicherzustellen.
Standardisierung: Standardisieren Sie Einkaufsprozesse und -richtlinien, um Konsistenz und Effizienz zu fördern.
Schulung und Weiterbildung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in den neuesten Controlling-Methoden und -Tools.
Technologieeinsatz: Nutzen Sie moderne Technologien und Automatisierungstools, um Einkaufsprozesse zu optimieren und das Controlling zu unterstützen.
Kontinuierliche Verbesserung: Etablieren Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, indem Sie regelmäßig Prozesse überprüfen und optimieren.
Fazit
Das Einkaufscontrolling ist ein essenzieller Bestandteil des Beschaffungsprozesses für Einkäufer. Ein gut implementiertes Einkaufscontrolling trägt maßgeblich zur Effizienzsteigerung, Kostenkontrolle und zur Stärkung der Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten bei. Durch die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle der Einkaufsaktivitäten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Einkaufsprozesse reibungslos und im Einklang mit den Unternehmenszielen durchgeführt werden.
Die Nutzung von Mustern und Vorlagen erleichtert die Entwicklung einer konsistenten und professionellen Einkaufscontrolling-Strategie. Zudem spielen technologische Lösungen eine immer wichtigere Rolle bei der Automatisierung und Optimierung des Einkaufsprozesses. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Einkaufscontrollings gewährleisten, dass es stets den aktuellen Marktbedingungen und Unternehmensanforderungen entspricht.
Investieren Sie in die Entwicklung und Optimierung Ihres Einkaufscontrollings, um langfristig Wettbewerbsvorteile zu sichern. Ein gut strukturierter Einkaufsprozess fördert nicht nur die Effizienz und Transparenz, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Lieferanten und Kunden. Mit den richtigen Strategien und Werkzeugen legen Sie die Grundlage für erfolgreiche und nachhaltige Geschäftsabschlüsse.
