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Controlling im Einkauf: Definition & wichtige Aspekte für Einkäufer
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Controlling auf den Punkt gebracht:
Controlling ist ein systematischer Prozess zur Planung, Steuerung und Kontrolle aller beschaffungsrelevanten Kennzahlen und Prozesse. Für den Einkauf ermöglicht es die kontinuierliche Überwachung von Einkaufsleistung, Kostenentwicklung und Lieferantenperformance sowie die frühzeitige Identifikation von Optimierungspotenzialen.
Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen implementiert ein monatliches Einkaufscontrolling-Dashboard, das Kennzahlen wie Einsparungen (2,3 Mio. € im letzten Quartal), Liefertreue (95%) und Maverick Buying-Quote (aktuell 8%) transparent macht und durch automatische Warnmeldungen bei Abweichungen schnelles Handeln ermöglicht.
Inhalt
Controlling im Einkauf
Was ist Controlling im Einkauf?
Controlling im Einkauf bezeichnet die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle aller einkaufsrelevanten Prozesse und Aktivitäten. Dabei werden Methoden und Instrumente des Controllings angewendet, um den Einkauf effizient zu gestalten, Kosten zu senken und die Unternehmensziele zu erreichen. Im Fokus steht die Bereitstellung von entscheidungsrelevanten Informationen durch Kennzahlen und Analysen, um eine optimale Beschaffungsstrategie zu entwickeln.
Kernelemente des Einkaufscontrollings
Bedeutung für den Einkauf
Ein effektives Controlling im Einkauf ist essentiell, um Kosteneinsparungen zu realisieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Es ermöglicht eine transparente Darstellung der Einkaufsleistung und fördert fundierte Entscheidungen bei Lieferantenauswahl, Preisverhandlungen und Risikomanagement. Durch die kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Prozesse trägt das Einkaufscontrolling maßgeblich zur Wertschöpfung des Unternehmens bei.
Whitepaper: Controlling im Einkauf - Kennzahlen und Best Practices für strategische Einkaufsentscheidungen
Anwendung des Einkaufscontrollings: Effiziente Lieferantenauswahl
Durch systematisches Controlling können Einkäufer Lieferanten bewerten und auswählen, um Kosten zu senken und die Qualität zu steigern. Dabei werden Kennzahlen wie Preisniveau, Lieferzuverlässigkeit und Qualitätsquote analysiert, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Berechnungsbeispiel zur Lieferantenbewertung
Ein Unternehmen vergleicht zwei potenzielle Lieferanten für ein wichtiges Bauteil:Lieferant A:
- Preis pro Einheit: 50 €
- Lieferzuverlässigkeit: 95 % termingerecht
- Qualitätsquote: 98 % fehlerfreie Lieferungen
Lieferant B:
- Preis pro Einheit: 47 €
- Lieferzuverlässigkeit: 85 % termingerecht
- Qualitätsquote: 92 % fehlerfreie Lieferungen
Der Einkäufer berechnet die zu erwartenden Gesamtkosten für eine Bestellung von 1.000 Einheiten:
Lieferant A:
Preis: 1.000 Einheiten x 50 € = 50.000 €
Zusatzkosten durch verspätete Lieferung (5 % Ausfall): 50.000 € x 5 % = 2.500 €
Zusatzkosten durch Qualitätsmängel (2 % Ausschuss): 1.000 Einheiten x 50 € x 2 % = 1.000 €
Gesamtkosten Lieferant A: 53.500 €
Lieferant B:
Preis: 1.000 Einheiten x 47 € = 47.000 €
Zusatzkosten durch verspätete Lieferung (15 % Ausfall): 47.000 € x 15 % = 7.050 €
Zusatzkosten durch Qualitätsmängel (8 % Ausschuss): 1.000 Einheiten x 47 € x 8 % = 3.760 €
Gesamtkosten Lieferant B: 57.810 €
Durch das Controlling erkennt der Einkäufer, dass trotz des günstigeren Stückpreises Lieferant B höhere Gesamtkosten verursacht. Daher wird Lieferant A ausgewählt, was zu einer Kostenersparnis von 4.310 € führt.
Bewertung und strategische Erkenntnisse
✓ Kritische Erfolgsfaktoren
→ Ganzheitliche Kostenbetrachtung: Integration aller relevanten Kostenfaktoren wie im Lieferantenvergleich demonstriert
→ Kennzahlen-Framework: Etablierung eines ausgewogenen Sets von KPIs für Kosten, Qualität und Lieferperformance
→ Prozessautomatisierung: Implementierung automatisierter Reporting-Systeme für zeitnahe Entscheidungen
⚠ Herausforderungen
→ Datenqualität: Sicherstellung konsistenter Dateneingabe über alle Abteilungen hinweg
→ Maverick Buying: Reduzierung der Quote von 8% durch verbesserte Prozesskontrollen
→ Performance-Messung: Entwicklung aussagekräftiger Metriken für schwer quantifizierbare Aspekte
Zukunftstrends und Implikationen:
"Die Evolution vom reinen Kostencontrolling zum strategischen Performance Management"
→ Predictive Analytics für Bedarfsprognosen
→ KI-gestützte Lieferantenbewertung
→ Real-time Monitoring von Lieferketten
→ Integration von Nachhaltigkeits-KPIs
◆ Strategische Handlungsempfehlungen
→ Investition in digitale Controlling-Tools zur Automatisierung des Reportings
→ Aufbau eines Change Management Programms zur Förderung der Datenkultur
→ Entwicklung eines Balanced Scorecard Ansatzes für den Einkauf
Fazit zur Lieferantenbewertung im Einkaufscontrolling
Einkaufscontrolling ist ein unverzichtbares Instrument für die strategische Steuerung und Optimierung der Beschaffungsprozesse. Die systematische Analyse von Kennzahlen, wie im Lieferantenvergleich demonstriert, ermöglicht fundierte Entscheidungen und signifikante Kosteneinsparungen. Durch die Integration moderner Technologien und die Berücksichtigung aller relevanten Kostenfaktoren entwickelt sich das Controlling zunehmend vom reinen Kostenüberwacher zum strategischen Partner des Einkaufs. Der Erfolg liegt dabei in der Balance zwischen effektiver Kostenkontrolle, Qualitätssicherung und zukunftsorientierter Entwicklung der Beschaffungsprozesse.
